L’obtention d’une certification Qualiopi est devenue une véritable préoccupation pour un grand nombre d’organismes de formation. Mais cette nouvelle norme reste encore un mystère pour certains prestataires.

En réalité, il s’agit de la seule certification reconnue par les financeurs. Voilà pourquoi, son obtention est une urgence pour les prestataires de formation désireux de profiter des financements publics et paritaires.

Évidemment, l’accès à ce label qualité est conditionné. La conformité de la prestation aux 7 critères comprenant 32 indicateurs Qualiopi est nécessaire. Cet article va aider les formateurs à comprendre ces éléments de qualification avec plus de facilité.

Comprendre les critères et les indicateurs Qualiopi

Avant tout, il faut préciser que la certification Qualiopi se démarque des normes et certifications disponibles actuellement. Mise en place par le ministère du Travail, elle constitue une preuve de la qualité des prestations de formation professionnelle. Elle garantit aussi le sérieux de l’organisme de formation.

Cette certification s’adresse surtout aux « prestataires d’actions concourant au développement des compétences ». Elle permet de contrôler régulièrement la qualité de chaque offre de formation ayant une finalité professionnelle.

Depuis le 1er janvier 2022, la détention de la certification Qualiopi est l’unique moyen d’obtenir les financements par fonds publics et mutualisés. Les financeurs sont composés notamment de régions, d’opérateurs de compétences, de Pôle emploi et de la caisse des dépôts. Le fait d’être certifié optimise aussi la visibilité sur le marché.

Pour les apprentis, un organisme certifié Qualiopi constitue un partenaire fiable. En s’adressant à un tel prestataire, il est possible de profiter d’une meilleure offre de formation. Puis, comme il a été mentionné précédemment, c’est un organisme certificateur accrédité qui délivre la certification.

L’agence de certification tient compte d’un référentiel Qualité lors de l’étude de la demande de certification. Il comprend 7 critères de qualité détaillés en 32 indicateurs Qualiopi.

Selon les conditions d’obtention de la certification, les prestataires de formation doivent répondre aux 7 critères imposés. En revanche, le nombre d’indicateurs d’appréciation à valider dépend des actions de formation.

Les indicateurs à préparer

Un centre de formation désireux d’obtenir une certification doit demander un audit. Afin d’accroître la chance d’obtenir le label qualité, une bonne préparation s’impose.

Préparer et programmer l’audit prend entre 6 et 8 mois. C’est le temps nécessaire pour réunir les pièces justificatives ou preuves à présenter à l’auditeur. Pendant la phase préparatoire, il est aussi indispensable de bien connaître les indicateurs Qualiopi à valider.

Les règles en vigueur sont :

  • 22 indicateurs Qualiopi concernent les différents organismes de formation,
  • 2 indicateurs (13 et 28) sont réservés aux spécialistes en matière de formation professionnelle en alternance et l’AFEST,
  • 3 indicateurs concernent les parcours permettant d’obtenir des certifications professionnelles,
  • 3 indicateurs concernent les activités des CFA.

Pour un « nouvel entrant », les indicateurs Qualiopi 22 et 32 ne seront pas pris en compte. Ils sont à valider lors de l’audit de surveillance qui a lieu entre le 14ème et 22ème mois après l’obtention de l’accréditation.

Pour les centres de formation qui font appel à des formateurs externes, il faut valider l’indicateur 27.

Avec une bonne préparation, les prestataires de formation professionnelle peuvent éviter les non-conformités qui pourront bloquer l’accès vers la certification.

Les 7 critères détaillés en 32 indicateurs

D’une manière plus précise, les indicateurs Qualiopi définissent les critères de certification d’entreprise. Comme il a été mentionné auparavant, l’organisme certificateur indépendant choisit les indicateurs à prendre en compte en fonction des actions de formation. Quels sont ces critères ?

Critère 1 : information des publics

Pour attirer les clients, le prestataire de formation qu’il soit un organisme indépendant ou un établissement public doit assurer la lisibilité des offres (indicateur 1). Cela permet aux clients de bien connaître les offres disponibles. Ils choisiront la formation à suivre en toute connaissance de cause.

Parmi les informations importantes que le formateur doit fournir dans une démarche de certification, il y a :

  • les délais d’accès
  • les tarifs
  • la durée
  • les objectifs à atteindre.

Mettre à la disposition des apprenants les indicateurs de résultat (indicateur 2) est aussi une obligation. Il faut donc fournir des données chiffrées.

Les organismes qui proposent une formation permettant d’obtenir des certifications professionnelles doivent valider l’indicateur 3. En effet, ils sont tenus de communiquer :

  • les taux de réussite ou d’obtention de la certification,
  • les équivalences,
  • les modules de compétence professionnelle à valider,
  • les perspectives qui s’offrent aux apprenants après le cursus.

Critère 2 : Proposition de formations répondant aux besoins des bénéficiaires

C’est le second critère permettant de certifier les prestations de service-formation avec le dispositif Qualiopi. Il vise à aider les formateurs à dispenser des formations répondant aux attentes des apprenants. Pour y arriver, il y a différentes actions à effectuer, à savoir :

  • analyser les besoins des bénéficiaires cibles (indicateur 4),
  • déterminer les objectifs de l’activité de formation (indicateur 5),
  • préciser les contenus du programme de formation et les modalités (indicateur 6),
  • assurer que les contenus correspondent aux exigences de la certification (indicateur 7),
  • établir les procédures de positionnement d’entrée à la formation et d’évaluation des acquis (indicateur 8).

Critère 3 : Accompagnement et suivi des clients

Les formateurs désireux d’obtenir la certification et d’avoir des services et produits certifiés sont tenus de détailler le parcours de formation. En outre, ils doivent mettre en place un accompagnement et un suivi des apprentis. Pour cela, il faut présenter :

  • les conditions de déroulement de l’apprentissage (indicateur 9),
  • le service d’accompagnement et de suivi garanti aux élèves pendant la formation (indicateur 10),
  • les informations détaillées concernant l’atteinte des objectifs (indicateur 11),
  • les mesures à respecter par les apprenants et leurs engagements afin de limiter le risque d’abandon (indicateur 12),
  • les missions confiées à chaque apprenant pendant le cursus et leur coordination (indicateur 13),
  • l’accompagnement socioprofessionnel et éducatif accessible aux stagiaires concernant l’exercice de la citoyenneté (indicateur 14),
  • les droits et obligations des apprentis (indicateur 15),
  • les conditions d’accès à la certification professionnelle (indicateur 16).

Critère 4 : adaptation des moyens

Offrir aux bénéficiaires un écosystème favorable est une obligation pour un organisme certifié. Dans le cadre de la certification donc, chaque prestataire de formations de développement des compétences doit :

  • réunir les moyens humains et techniques nécessaires comme les locaux et équipements (indicateur 17),
  • coordonner les différents acteurs pour optimiser leur efficacité (indicateur 18),
  • proposer aux stagiaires des ressources pédagogiques adéquates (indicateur 19),
  • fournir un personnel dédié (indicateur 20).

Critère 5 : formation et qualification du personnel

Pour pouvoir attribuer une formation de qualité et un service de référence aux stagiaires, il faut s’assurer quant aux compétences du personnel. Ainsi, le formateur doit :

  • évaluer les compétences des différents intervenants concernant l’enseignement proposé (indicateur 21),
  • entretenir et améliorer le savoir-faire et les compétences des formateurs pour optimiser la qualité de la formation dispensée (indicateur 22).

Critère 6 : investissement du prestataire dans l’environnement professionnel

Un organisme de formation qualifié doit être un exemple pour les stagiaires en continuant d’apprendre. Pour cela, il doit rester à l’affût des évolutions dans le domaine de la formation professionnelle. Voilà pourquoi, il a pour obligation de :

  • mettre en place une veille légale et réglementaire (indicateur 23),
  • réaliser une veille concernant l’évolution des connaissances et compétences ainsi que des métiers dans ses secteurs d’intervention (indicateur 24),
  • mettre au point un système de veille pour connaître les innovations technologiques et pédagogiques en vue de pouvoir offrir une formation de qualité (indicateur 25),
  • adopter tous les moyens possibles pour pouvoir proposer des prestations aux personnes en situation handicap (indicateur 26),
  • veiller au bon respect de la conformité des prestations au référentiel qualité lorsqu’il décide de recourir à la sous-traitance (indicateur 27),
  • établir une collaboration avec des entreprises afin de pouvoir offrir aux stagiaires une formation en situation de travail (indicateur 28),
  • mettre au point des actions qui peuvent faciliter l’insertion professionnelle ou la poursuite de l’apprentissage (indicateur 29).

Critère 7 : écouter et traiter les avis et appliquer une démarche d’amélioration

Il faut rappeler que l’objectif dans la mise en place du dispositif national Qualiopi, c’est d’assurer l’amélioration continue des prestations de formation. Ainsi, les organismes désireux d’être certifiés doivent :

  • recueillir les appréciations et critiques émanant des publics, des entreprises ou des financeurs concernant leurs prestations (indicateur 30),
  • traiter et analyser les informations recueillies (indicateur 31),
  • mettre en place des actions et des mesures d’amélioration, peu importe les résultats des appréciations (indicateur 32).

L’accès à la certification Qualiopi

Il est à noter que l’organisme de certification est le seul à pouvoir prendre la décision concernant l’attribution du label qualité. En général, c’est un professionnel accrédité par le COFRAC. Mais les instances de labellisation peuvent également prendre en charge les activités de certification à condition qu’elles se soumettent au référentiel national qualité.

La liste des organismes d’accréditation est disponible sur la plateforme virtuelle du ministère du travail. En revanche, la liste des instances de labellisation est visible sur le site de France Compétences.

Concernant la certification, elle est délivrée après l’étude du rapport d’audit émanant de l’auditeur. S’il y a des indicateurs Qualiopi ou des critères non validés, une correction s’impose. L’organisme de formation doit présenter un plan d’action pour améliorer ses prestations.

En résumé, le label de qualité Qualiopi ne s’obtient pas facilement ; il n’est accordé qu’aux services de formations qui se conforment à un ensemble de critères stricts.

Espérons que cet article vous aidera à mieux comprendre les indicateurs Qualiopi afin que votre centre de formation puisse demander le label et améliorer sa position sur le marché.

Si vous cherchez plus d’informations sur la manière d’obtenir la certification Qualiopi, lisez notre article sur le processus d’audit !