Automatiser pour innover : comment les PME gagnent en temps et en productivité

🏁 Pourquoi l’automatisation est un enjeu clé pour les PME ?

Pour une PME, chaque minute compte. Pourtant, bien trop souvent, ces entreprises passent un temps considérable sur des tâches administratives répétitives.

La gestion de l’assiduité, des signatures, ou encore le suivi des documents peuvent devenir de véritables gouffres temporels.

Et ce n’est pas qu’un ressenti : aujourd’hui, 70 % des dirigeants de PME considèrent la digitalisation comme une opportunité pour gagner en productivité et se recentrer sur leur cœur de métier (et ils n’ont pas tort). 

Mais si la digitalisation semble être une solution évidente, il est possible d’aller encore plus loin grâce à …. l’automatisation (Oui c’était dans le titre).

En effet, 91 % des entreprises ont récemment intensifié leur demande d’ outils d’automatisation et la vôtre en fait sûrement partie !

Alors, comment tirer parti de cette révolution numérique ?

Quels sont les bénéfices concrets pour les PME ? 

Et surtout, comment passer à l’action sans bouleverser son organisation ?

C’est ce que nous allons voir ensemble dans cet article.👇

⚙️ L’automatisation : un levier de croissance incontournable pour les PME

⏳ Une réponse aux défis quotidiens des petites et moyennes entreprises

Les PME jonglent en permanence entre la gestion de leurs clients, la coordination des équipes et le suivi des obligations administratives. Résultat ? Une perte de temps qui freine leur développement. En moyenne, les entreprises qui automatisent leurs processus constatent une hausse de 70 % de leur efficacité.

Prenons un exemple concret avec la gestion de l’assiduité.

Chez Edusign, nous avons observé que nos utilisateurs réduisent de 5 fois le temps consacré à cette tâche, simplement en passant à l’émargement en ligne. Et ce n’est pas anecdotique : cela représente jusqu’à 3 heures gagnées par formation et par semaine, mis bout à bout c’est énormément de temps qui peut être réinvesti dans des missions à forte valeur ajoutée.

📊 Automatiser pour mieux gérer son temps et ses ressources

Le constat est sans appel : les tâches administratives répétitives représentent jusqu’à 40 % du temps de travail dans certaines PME. Pourtant, ces tâches, bien que nécessaires, n’apportent aucune valeur directe à l’entreprise et, il faut se le dire, sont rébarbatives.

Mais heureusement grâce à des outils adaptés, les PME peuvent accélérer leur gestion documentaire, automatiser leurs relances et réduire les erreurs. 

Un double avantage : moins de travail manuel pour les équipes et une fiabilité accrue.

 D’ailleurs, les entreprises digitalisées réduisent leurs erreurs administratives de 50 % ce qui en plus de faire gagner du temps peut éviter de gros pépins 😉. 

Prenons l’exemple d’une entreprise qui gère ses signatures et documents contractuels à la main. 

Entre les impressions, les allers-retours d’e-mails et les validations tardives, ce processus peut s’étaler sur plusieurs jours. 

Chez Edusign, nous avons observé que nos utilisateurs réduisent de 5 fois le temps consacré à cette tâche, simplement en passant à l’émargement en ligne.

Et ce n’est pas anecdotique : cela représente jusqu’à 3 heures gagnées par formation et par semaine, mis bout à bout c’est énormément de temps qui peut être réinvesti dans des missions à forte valeur ajoutée.

Avec une solution comme automatisée, tout est digitalisé et sécurisé, permettant une validation instantanée et une meilleure traçabilité des documents sans risque de les faire glisser entre le photocopieur et la machine à café.

💰 Un impact positif sur l’expérience client et la rentabilité

L’automatisation ne concerne pas uniquement les tâches internes : elle joue aussi un rôle clé dans l’expérience client. 79 % des dirigeants de TPE et PME reconnaissent que le numérique améliore leur relation client et leur efficacité commerciale.

Comment ? C’est très simple en simplifiant les interactions, en réduisant les délais de réponse et en assurant un suivi plus fluide. 

Un client qui n’a pas à attendre un document pendant plusieurs jours, ou qui reçoit une réponse rapide à sa demande, sera naturellement plus satisfait.

Côté finances, l’impact est tout aussi net : les entreprises automatisées réduisent leurs coûts opérationnels de 20 à 30 %, en limitant les tâches redondantes et en optimisant l’affectation des ressources, on va plus vite et on gaspille moins de matériaux.

🛠️ Comment réussir sa transition vers l’automatisation ?

Les étapes pour une automatisation efficace

L’automatisation ne doit pas être vue comme une simple digitalisation des processus existants, mais comme une transformation stratégique complète qui doit être pensée en profondeur. 

Alors voici comment bien structurer cette transition :

1. 🔍 Évaluer les besoins : Avant de se lancer, il est crucial de comprendre quelles tâches sont les plus chronophages et où se situent les principaux points de friction dans votre organisation. Pour cela :
   • Cartographiez vos processus actuels : Notez toutes les tâches répétitives et administratives qui prennent du temps.
   • Mesurez l’impact du manque d’automatisation : Combien d’heures sont perdues chaque mois sur ces tâches ? Quelle est la fréquence des erreurs ?
   • Impliquez vos équipes : Elles sont les mieux placées pour signaler les blocages et proposer des solutions adaptées.
2. 🛠️ Choisir les bons outils : Tous les outils ne se valent pas, et il est essentiel de sélectionner une solution qui s’intègre facilement à votre organisation. Pour cela :
   • Privilégiez les logiciels compatibles avec vos outils existants : Un CRM ou un logiciel de gestion RH automatisé doit pouvoir communiquer avec vos autres applications.
   • Vérifiez la facilité d’utilisation : Une interface trop complexe entraînera une adoption difficile par les équipes.
   • Optez pour des solutions sécurisées : 49 % des dirigeants considèrent la cybersécurité comme un enjeu majeur dans la digitalisation.
3. 📚 Former les équipes : L’adoption d’un outil automatisé ne se fait pas instantanément. Pour garantir un déploiement réussi :
   • Organisez des formations adaptées : Selon le niveau de maturité numérique de vos collaborateurs, proposez des sessions adaptées.
   • Accompagnez le changement : Créez un guide de bonnes pratiques et désignez des référents internes.
   • Mesurez l’adoption : Suivez l’évolution de l’utilisation des nouveaux outils pour ajuster votre stratégie si nécessaire.
4. 🚀 Déployer progressivement : Vouloir tout automatiser d’un coup est souvent une erreur. Il est préférable d’adopter une approche par étapes :
   • Commencez par une phase pilote : Testez l’automatisation sur un périmètre restreint avant de l’étendre.
   • Analysez les résultats et ajustez : Mesurez les gains de temps, la satisfaction des équipes et la réduction des erreurs.
   • Généralisez progressivement : Une fois le test concluant, élargissez l’automatisation à d’autres processus.
   • L’automatisation, oui, mais pas n’importe comment. Pour en tirer tous les bénéfices, il est essentiel de structurer cette transition :

Exemples d’outils performants pour les PME

• Edusign : Spécialisé dans l’émargement en ligne et la signature électronique, il permet de diviser par 5 le temps consacré à la gestion de l’assiduité.
• CRM et ERP automatisés : Pour optimiser le suivi client et la facturation.
• Outils collaboratifs : Une adoption en hausse, puisque 80 % des entreprises ont recours à ces plateformes pour fluidifier leur gestion interne.

🎯 Conclusion : passer à l’action dès aujourd’hui

Les chiffres sont clairs : l’automatisation est une nécessité pour les PME qui veulent optimiser leur gestion et rester compétitives. 70 % des PME ayant automatisé leurs processus ont vu leur productivité augmenter, et les bénéfices sont visibles aussi bien en termes de temps, d’économies et d’expérience client.

Il est donc temps de franchir le pas. Pourquoi continuer à perdre des heures sur des tâches répétitives alors que des solutions existent ?

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