Beaucoup de centres de formation ont adopté la transformation digitale. Même la signature des documents est désormais automatisée. C’est une démarche qui peut alléger de nombreuses procédures comme :
- l’inscription des apprenants,
- la gestion de la présence,
- l’approbation des documents académiques…etc.
Les doutes sur la fiabilité de la signature électronique sont désormais levés. Il se trouve que l’e-signature peut avoir la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle doit juste être conforme aux critères mentionnés dans le règlement elDAS. Il est important donc de bien choisir le logiciel de signature à utiliser.
La question qui se pose maintenant est : comment utiliser la signature électronique dans le processus de formation ? L’évolution technologique a rendu cela plus simple. Cet article présente 5 façons innovantes d’utiliser l’émargement virtuel dans le processus de formation.
Intégrer l’Intelligence artificielle dans la signature électronique
L’intelligence artificielle (IA), qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un programme élaboré pour imiter l’intelligence humaine, voire même la surpasser. L’IA intègre désormais plusieurs outils numériques. Elle peut optimiser leurs fonctionnalités et leur efficacité.
L’un des plus grands atouts de l’IA, c’est son rôle dans le renforcement de la sécurité et de la conformité. C’est ce qui rend sa combinaison avec la signature électronique avantageuse. Grâce à l’IA, il devient facile de réaliser les tâches fastidieuses comme la saisie des documents à signer.
Les risques d’erreurs, très fréquents lors d’une saisie manuelle, sont très limités, voire quasi inexistants. L’IA est capable d’analyser le document numérique méticuleusement et d’identifier ainsi les anomalies.
Notons que l’utilisation de la signature électronique pourrait favoriser le risque d’insécurité. La protection des données saisies devient une véritable préoccupation pour les centres de formation. La vérification de l’identité peut aussi être une tâche délicate, même si on utilise un niveau de signature avancé. L’IA joue un rôle majeur dans ce domaine.
En effet, l’Intelligence artificielle a le pouvoir de réaliser une analyse rapide et méticuleuse de différents facteurs d’authentification comme :
- le modèle de signature,
- les métadonnées,
- la biométrie…etc.
La combinaison de l’intelligence artificielle et la signature électronique permet donc la détection rapide des fraudes. Il devient plus facile d’identifier un comportement douteux et de prendre les mesures adéquates.
Conseils : Utiliser l’IA pour vérifier la présence des apprenants lors d’une formation à distance est une bonne idée. Elle facilite l’identification du signataire grâce à un selfie vidéo.
Associer l’e-signature à la technologie blockchain
La technologie Blockchain constitue avant tout un mode de stockage de données sous forme de chaînes liées entre elles. Elle permet une transmission sécurisée des informations. Ces dernières sont protégées contre toute modification.
Son association à la signature électronique génère donc un énorme avantage. Les documents signés sont cryptés et horodatés. Aucune falsification n’est possible. Cette combinaison permet donc de :
- sécuriser la signature d’un document à distance,
- prévenir la fuite de données,
- vérifier l’identité du signataire,
- réduire les coûts,
- gagner du temps,
- optimiser l’efficacité et la sécurité de la procédure.
L’utilisation de la technologie blockchain est fortement recommandée lors de la signature des contrats de formation. Elle est synonyme de fiabilité et de crédibilité.
La mobilité et la signature électronique
Ce fut un temps où il fallait avoir un ordinateur pour pouvoir utiliser la signature électronique. Les choses sont révolues grâce aux innovations technologiques. Signer un document depuis un téléphone mobile ou une tablette, c’est tout à fait possible actuellement. Il suffit que l’appareil soit connecté à Internet.
Une telle flexibilité concernant l’usage de la signature électronique est très avantageuse pour les centres de formation. Ces derniers offrent donc aux apprenants le privilège de suivre les cours partout et à n’importe quel moment.
Notons en effet que la plupart des gens choisissent de suivre une forme à distance par manque de temps. Certains d’entre eux sont toujours en mobilité. Pouvoir se former sans devoir modifier leur mode de vie est un réel avantage pour eux. Voilà pourquoi, des centres de formation ont décidé de rendre possible l’usage de la signature électronique via un appareil mobile.
Qu’en est-il de la sécurité des données ? Les applications mobiles modernes ont été conçues pour assurer la fiabilité du processus. Ainsi, les utilisateurs peuvent signer les documents en toute sécurité.
S’adresser à un fournisseur de service de signature électronique
Collaborer avec un fournisseur de service de signature électronique constitue une autre façon innovante de lancer le processus. De plus, trouver un prestataire proposant une solution de qualité n’est pas difficile.
Edusign figure justement parmi les meilleurs fournisseurs d’outil de signature électronique pour les organismes de formation. Il propose différentes solutions d’émargements pour les cours à distance ou en présentiel. Ce sont des logiciels SaaS, compatibles avec tout support numérique. En outre, leur usage est simple et sécurisé.
En effet, les apprenants et les intervenants concernés peuvent apposer leur signature en quelques clics. Il est aussi facile de récupérer les documents signés ainsi que les attestations et les certificats. On peut également intégrer Edusign aux logiciels déjà existants. De plus, la plateforme propose un service client disponible 7j/7.
S’adresser à un fournisseur de service de signature électronique est un choix ultra pratique. Tout se réalise sur une seule plateforme. De plus, le centre de formation bénéficie d’un accompagnement pour réussir son intégration, sa configuration et son utilisation.
Intégrer la signature électronique avec d’autres outils numériques
Combiner l’usage de la signature électronique avec l’utilisation d’autres outils numériques, c’est une excellente option. De plus en plus de centres de formation choisissent désormais d’utiliser des solutions de gestion de documents (GED). Il s’agit d’une alliance stratégie qui permet :
- une dématérialisation totale du processus de signature,
- une accélération de la validation des documents,
- une optimisation de l’espace de stockage.
Tout se déroule donc en ligne, ce qui allège considérablement la tâche des apprenants. Un centre de formation qui souhaite optimiser la satisfaction de ses clients devrait miser sur cette alliance.
Actuellement, les fournisseurs de solutions de signature électronique comme Edusign ont intégré un système de GED dans leurs logiciels. Les organismes de formation peuvent donc accéder à un outil tout-en-un.
