Afin de bénéficier du statut officiel d’organisme de formation, il est indispensable de réaliser une multitude de démarches administratives, dont l’obtention d’un numéro d’agrément de formation. Également appelé Numéro de Déclaration d’Activité, il permet à l’organisme de légalement dispenser des prestations de formations ainsi que de bénéficier des financements assurés par les OPCOs. 

Vous trouverez l’ensemble des réponses à vos questions dans cet article !

Qu’est-ce qu’un agrément de formation ?

Un agrément de formation peut être défini comme l’autorisation légale accordée à un organisme de formation afin que ce dernier puisse exercer des actions de formation. 

Toutefois, le terme d’agrément de formation est trompeur. Il s’agit en réalité d’un Numéro de Déclaration d’Activité, accordé à toute personne physique ou morale souhaitant dispenser des prestations de formations professionnelles au titre de son activité principale ou secondaire. 

La confusion est fréquente, il est donc important de retenir que le Numéro de Déclaration d’Activité est le véritable sésame à obtenir pour pouvoir légalement proposer des offres de formation.

À quoi sert le Numéro de Déclaration d’Activité ?

L’obtention d’un Numéro de Déclaration d’Activité est avant tout indispensable à toute entité désirant dispenser des formations professionnelles. Il peut s’agir d’organismes de formation aussi bien que de formateurs indépendants. Au même titre qu’un numéro SIREN, le Numéro de Déclaration d’Activité agit comme une preuve de la légalité du formateur. 

D’autre part, les particuliers ainsi que les entreprises clientes bénéficieront ainsi d’une sorte de garantie du sérieux ainsi que de la fiabilité du formateur et de ses offres de formations. L’organisme de formation ou le formateur indépendant ayant obtenu un tel numéro sont ainsi reconnus comme des experts dans leur domaine, à même de proposer des offres de formations solides et complètes à leurs clients.

À qui s’applique le Numéro de Déclaration d’Activité, ou numéro d’agrément de formation ?

Comme nous venons de l’aborder ensemble, le Numéro de Déclaration d’Activité s’applique à toute entité physique ou morale souhaitant dispenser des formations professionnelles payantes, aussi bien à des particuliers qu’à des entreprises. 

Dans cette logique, un Numéro de Déclaration d’Activité doit être obligatoirement obtenu par les personnes physiques et morales suivantes :

  • organismes de formation,
  • formateurs indépendants,
  • formateurs indépendants désirant collaborer avec un organisme de formation (contrat de sous-traitance …). 

Attention : le Numéro de Déclaration d’Activité doit bel et bien être obtenu préalablement à l’exercice d’une activité de formation à titre professionnelle afin que cette dernière soit légale.

Quels types de formations sont concernées par l’obtention d’un numéro d’agrément ?

Contre toute idée reçue, toutes les formations ne sont pas concernées par l’obligation d’un agrément de formation. Seulement certaines catégories de formations mènent à cette obligation, à savoir :

  • les formations professionnelles en général,
  • les Validations des Acquis de l’Expérience (VAE), 
  • sans oublier les bilans de compétences.

Par qui est-il délivré ?

Les Numéros de Déclaration d’Activité sont systématiquement délivrés par la DRIEETS (Direction Régionale et Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités). 

Une certaine formalité doit bien entendu être respectée, dont nous allons vous expliquer les étapes clés.

Numéro de Déclaration d’Activité : les étapes à suivre pour l’obtenir

Un certain nombre d’étapes doivent être respectées avant de prétendre à l’obtention d’un fameux Numéro de Déclaration d’Activité.

#2 – Le statut juridique

La toute première étape : choisir son statut juridique. 

Avant même de procéder à la déclaration d’activité, il est bien sûr indispensable de choisir le statut juridique sous lequel vous souhaitez dispenser des formations (auto-entrepreneur, SARL, SASU, entreprise individuelle …). 

La taille de l’entreprise envisagée (nombre de collaborateurs, salariés), les prévisions de chiffres d’affaires, la flexibilité juridique ou encore les obligations administratives et comptables sont autant de facteurs déterminants dans le choix du statut juridique.

#2 – La déclaration initiale d’activité

La seconde étape devant être respectée consiste tout simplement à correctement effectuer la déclaration initiale d’activité. À cet effet, il est nécessaire de remplir un formulaire Cerfa, lequel sera accompagné de divers justificatifs.

Cette déclaration doit être envoyée à la Direccte compétente, dans un délai de trois mois à compter du jour de la signature de la toute première convention de formation d’un client (dans la grande majorité des cas, il s’agit d’une signature électronique).

#3 – Les justificatifs à ne pas oublier

Lors de la communication de la déclaration d’activité à l’autorité compétente, différents justificatifs doivent être obligatoirement fournis, dont :

  • une copie conforme de la première convention de formation professionnelle ayant été conclue et signée avec un client,
  • le contenu détaillé de l’offre de formation, incluant notamment le programme pédagogique, la durée et le coût de la formation, ainsi que les diplômes et attestations délivrés en fin de cursus,
  • la liste exhaustive des formateurs agréés devant assurer les formations,
  • un extrait de casier judiciaire (vierge) ou le bulletin n°3 complet du dirigeant,
  • un certificat d’inscription à l’INSEE, 
  • ainsi qu’une copie des statuts de la société ou de l’entreprise individuelle dans le cas de la dispense de formations en apprentissage.

Où faire apparaître le Numéro de Déclaration d’Activité ?

Au-delà de son caractère légal, un Numéro de Déclaration d’Activité est également destiné à être utilisé d’une manière précise par son détenteur. 

Il doit obligatoirement figurer sur l’ensemble des documents communiqués aux apprenants et aux éventuels prestataires : bons de commandes, devis, factures, conventions et contrats de formations …

Les bilans pédagogiques et comptables à effectuer chaque année

Une fois que le précieux numéro d’agrément de formation a été obtenu, les obligations ne s’arrêtent pas là pour autant. Des bilans pédagogiques et comptables doivent être renouvelés chaque année, directement en ligne. 

Dans quel but ? Ces bilans annuels permettent de vérifier que les objectifs et ressources pédagogiques utilisés aux fins de formations sont toujours pertinents et de s’assurer de la cohérence des documents comptables. 

Si ces bilans ne sont pas dûment remplis et réalisés chaque année, le numéro d’agrément pourra alors être perdu.