Agrément de formation : tout ce que vous devez savoir

Proposer des prestations de formation à des adultes ou des entreprises est un métier important. Il consiste à donner aux autres les outils dont ils ont besoin pour avoir une meilleure vie professionnelle tout en optimisant le développement d’une entreprise.

Actuellement, de nombreux adultes ont besoin de se former pour compléter leur savoir-faire ou développer leurs compétences. Il se peut que ce soit une initiative personnelle ou une demande explicite de l’employeur.

Il est à noter que tout organisme de formation doit remplir différentes obligations étant donné que la profession est très réglementée. Parmi les engagements les plus importants à honorer, il y a la demande d’agrément de formation.

Ceci est un guide conçu pour aider les divers formateurs déjà en activité ou débutants à tout savoir sur l’agrément de formation.

L’agrément de formation, c’est quoi ?

Le terme « agrément de formation » est parfois utilisé de façon inconsidérée. Cela peut faire naître de fausses idées chez les personnes concernées.

Beaucoup de gens ont tendance à penser qu’il s’agit réellement d’une sorte d’agrément indispensable à tous les organismes de formation.

Certes, l’agrément de formation prouve qu’un formateur exerce son métier en toute légalité et qu’il est expert en la matière. Cela dit, il ne s’agit pas d’une autorisation ou d’une certification. Qu’est-ce que c’est alors ? En réalité, il n’est autre qu’un numéro de déclaration de l’activité de formateur.

Qui est concerné par l’agrément de formation ?

L’obtention de ce numéro est indispensable à toute personne physique ou morale qui veut réaliser une prestation de formation professionnelle. Il peut donc s’agir :

• D’un  organisme formateur proposant une offre de formation aux salariés, demandeurs d’emploi et entreprises,
• Des formateurs désireux de monter une formation professionnelle,
• Des formateurs indépendants ou occasionnels désireux de vendre leurs services à un organisme de formation. 

Un formateur professionnel qui veut dispenser une formation aux particuliers n’a généralement pas besoin de ce numéro de déclaration. C’est le cas lorsque les apprenants veulent se former uniquement pour booster leurs connaissances personnelles. En outre, la demande d’un agrément n’est pas nécessaire pour un formateur occasionnel.

L’utilité de l’agrément de formation

A quoi sert un agrément de formation ? Sur le plan administratif, il s’agit d’une preuve de la légalité du centre de formation ou du formateur dans l’exercice de son activité. Ce numéro de déclaration est tout aussi important que le numéro SIREN ou SIRET.

Sur le plan technique, l’agrément de formation représente un titre de noblesse ou une référence. Il permet aux formateurs de rassurer les apprenants quant à la qualité du service proposé.

Il faut dire que de plus en plus de gens décident de monétiser leur savoir-faire et leurs compétences. La plupart d’entre eux n’ont pas suivi une formation et ne disposent pas de qualification.

Le fait d’avoir ce numéro de déclaration est un moyen de se démarquer des concurrents. Cela prouve l’efficacité de la formation professionnelle et la compétence du formateur. Il s’agit donc d’un bon moyen pour gagner la confiance des clients.

Un organisme de formation qui adresse ses prestations aux salariés et entreprises doit aussi détenir une certification Qualiopi.

En effet, l’agrément de formation et ce label sont complémentaires. Le fait de les avoir permet de gagner la confiance des bénéficiaires cibles et des financeurs.

Comment obtenir un numéro d’agrément de formation ?

Avant tout, il faut préciser que c’est la Direction Régionale et Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS) qui se charge de l’attribution de ce numéro. Les centres de formation qui souhaitent obtenir l’agrément doivent réaliser quelques démarches spécifiques. Les étapes à suivre sont les suivantes.

L’étape préparatoire

Avant de répondre à la question « comment obtenir un numéro d’agrément ? », il convient de préciser les préparations à faire.

Créer des centres de formation ou lancer une carrière de formateurs indépendants, c’est comme créer n’importe quelle entreprise. Ainsi, il est nécessaire de choisir un statut juridique. Il s’agit d’une étape importante à réaliser avec soin puisqu’il sert à préparer le démarrage de l’activité de formation.

Trois options s’offrent aux formateurs à savoir :

La microentreprise ou autoentreprise : un choix qui convient aux formateurs indépendants. Ce statut leur permet de bénéficier d’une exonération de TVA et une réduction de cotisations sociales.

L’entreprise individuelle : une option destinée aux personnes qui veulent créer une entreprise simplifiée. Elle leur permet de séparer l’activité professionnelle et la vie professionnelle.

La société : il s’agit d’une option pour les organismes de formation désireux de créer une structure plus importante. Il est possible d’opter pour une :

• Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL),
• Société par actions simplifiées unipersonnelles (SASU)
• SSARL (société à responsabilité limitée)…

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte lors de la prise de décision comme le montant des apports ou le nombre d’associés.

Il faut aussi apporter quelques précisions concernant les activités de formation. En effet, il est nécessaire de définir la matière à enseigner, la méthode d’apprentissage ainsi que le mode d’enseignement.

Actuellement, les organismes formateurs ont le choix entre proposer des cours à distance et des cours en présentiel.

Faire la déclaration initiale d’activité

Il est maintenant temps de procéder à la création de l’entreprise. Pour cela, il faut se mettre à la recherche des clients en mettant en œuvre diverses stratégies de marketing.

L’objectif est de signer le premier contrat de formation. Ce document constitue une pièce indispensable lors de la réalisation de la déclaration initiale d’activité. Comme indiqué au début, elle est à réaliser auprès de la DIRECCTE.

En ce qui concerne la démarche à faire, l’organisme de formation professionnelle doit constituer le dossier de déclaration. Il doit comporter :

• Le formulaire CERFA rempli correctement,
• La copie du contrat de formation,
• Le programme qui indique avec précision la cible, l’objectif de la formation, le contenu pédagogique et les modalités d’évaluation,
• Les détails concernant les prix de la formation, la durée et les diplômes ou attestations délivrés à la fin du cursus,
• Le document comportant la liste des formateurs agréés qui vont dispenser les cours,
• Un extrait de K-bis,
• Un certificat d’inscription à l’INSEE,
• Un extrait de casier judiciaire ou bulletin n°3 du dirigeant.

Il est possible de remplacer le contrat de formation par un bon de commande, une facture qui prouve la réalisation de la prestation de formation.

Il est important d’indiquer que le dirigeant du centre de formation ou le formateur indépendant doit avoir un casier judiciaire vierge.

Comment obtenir un numéro d’agrément quand on propose une formation par apprentissage ? Il faut fournir la copie des statuts de la société.

Les obligations du formateur après l’obtention de l’agrément de formation

Après avoir obtenu l’agrément de formation, les organismes de formation agréés doivent remplir quelques obligations.

Dès sa réception, le numéro d’agrément doit apparaître dans tous les documents officiels comme les :

• Devis,
• Bons de commande
• Contrats de formation professionnelle,
• Factures…

Chaque année, un organisme de formation certifié qui possède cette autorisation d’exercice doit aussi effectuer un suivi de son activité. Cela consiste à dresser un bilan pédagogique et financier, connu sous l’appellation BPF.

Cette opération s’effectue en ligne et c’est une déclaration obligatoire. Le non-respect de cette obligation peut générer le retrait du numéro d’agrément ainsi que la perte du soutien des partenaires sociaux.

Il est tout aussi indispensable de mentionner que le numéro d’agrément est considéré caduc si le formateur n’a réalisé aucune action de formation en un an.

Le Datadock

Les prestataires de formation qui ne disposent pas d’un numéro d’agrément ne peuvent pas accéder au Datadock. De quoi s’agit-il ?

Il s’agit d’un catalogue créé par les OPCO (Opérateurs de Compétences). Il réunit la liste des organismes de formation qui ont répondu à 6 critères de qualité bien précis :

• Conformité des objectifs de formation,
• Conformité des dispositifs d’accueil, d’accompagnement et de suivi,
• Adéquation du programme de formation avec les outils pédagogiques disponibles,
• Qualification des formateurs,
• Clarté des informations concernant chaque offre de formation,
• Qualité de la formation.

Les organismes formateurs qui souhaitent intégrer le Datadock doivent respecter toutes ces exigences. Ils sont d’ailleurs tenus de fournir des preuves.

Quel est l’intérêt d’intégrer le Datadock ? Deux avantages sont à profiter à savoir :

• exonération de TVA pour toutes les prestations fournies,
• une grande chance de convaincre les clients à utiliser leur budget de formation pour participer aux cours proposés.

Il est à noter que les financeurs publics et paritaires vérifient d’abord la présence du formateur dans le Datadock avant de valider la demande de financement. C’est tout pour notre introduction à l’agrément de formation et les démarches d’obtention du fameux numéro. Consultez le reste de notre blog pour obtenir des informations sur la création d’un centre de formation respectueux des règles et normes en vigueur.