La asistencia de los aprendices no se limita a ser solo un signo de su presencia. También refleja su compromiso y la calidad de los métodos de enseñanza aplicados por los formadores. Para los establecimientos escolares, gestionar la asistencia de manera efectiva es crucial por varias razones.

Una asistencia estable permite un mejor seguimiento del desarrollo académico y social. También indica la relevancia de los cursos. Por el contrario, el absentismo puede afectar la calidad del aprendizaje y aumentar la probabilidad de fracaso de la formación.

Este artículo detalla las consecuencias de una mala gestión de la asistencia y las formas de remediarlas en el marco de las formaciones profesionales.

Obligaciones de los establecimientos escolares

Un decreto publicado en 2018 menciona las obligaciones de los formadores. Estas sirven para regular el mercado y proteger a los aprendices y financiadores. En el caso de una formación convencionada, financiada con fondos públicos o agrupados, es necesario especificar:

  • El objetivo de la formación
  • El título
  • El programa de formación y el contenido
  • Los recursos a utilizar
  • La duración de la formación
  • Las horas de formación
  • Los métodos de ejecución y seguimiento
  • El precio y el método de pago
  • La financiación de la formación

Al final del curso, se requiere la entrega de certificaciones. Si la formación no es de tipo diplomado, los aprendices deben ser informados desde el principio. Los establecimientos escolares también deben gestionar la asistencia de manera efectiva.

¿En qué consiste la gestión de la asistencia?

La gestión de la asistencia se puede definir como una medida preventiva contra el absentismo durante la formación profesional. Las ausencias frecuentes de los aprendices pueden deteriorar sus resultados y potencialmente causar el fracaso de la formación.

Además, el formador debe proporcionar un certificado de asistencia para la formación financiada por un OPCA o Pôle emploi. Este debe redactarse en papel e incluir información obligatoria como:

  • El título de la formación
  • Las fechas de inicio y finalización de la formación
  • El número total de horas de formación

Consecuencias de una mala gestión de la asistencia

Una mala gestión de la asistencia puede perjudicar el futuro profesional de los aprendices y afectar la actividad de los proveedores de formación.

Dificultades relacionadas con las ausencias de los aprendices

Para los empleados, asistir a las sesiones de formación es una tarea desafiante. Conciliar las responsabilidades diarias con el aprendizaje es difícil. Algunos aprendices pueden verse tentados u obligados a faltar a las clases con frecuencia. Una gestión efectiva de la asistencia puede ayudar a evitar las dificultades causadas por dicho absentismo.

Cabe señalar que la ley exige a los proveedores de formación que aborden estos problemas de manera adecuada. Las medidas a tomar incluyen:

  • Registro de las llamadas de presencia por parte de los docentes al inicio de las clases
  • Contactar al aprendiz ausente lo más rápidamente posible
  • Elaboración de documentos estadísticos que resalten la tasa de ausencias
  • Informar a Pôle emploi o al organismo financiador por correo electrónico o teléfono

Dificultades relacionadas con el abandono

Una mala gestión de la asistencia también aumenta el riesgo de abandono. El centro de formación tiene un papel crucial si un aprendiz decide abandonar la formación antes de su finalización. Es obligatorio realizar una entrevista, ya sea a distancia o en persona. El aprendiz debe ser convocado para analizar las causas.

Si el abandono se debe a razones personales, el formador no es responsable. Esto ocurre cuando el aprendiz abandona debido a la incapacidad de gestionar trabajo y formación. Sin embargo, si el abandono está relacionado con el proyecto de formación, el formador es responsable.

El formador debe determinar las causas y proponer una solución. Esto podría implicar mejorar el contenido o reemplazar al formador si el actual no es competente.

Sanciones disciplinarias

Los centros de formación están expuestos a diversas sanciones disciplinarias en caso de mala gestión de la asistencia. Podrían verse obligados a reembolsar los gastos pagados por los financiadores o cocontratistas, especialmente si los aprendices han solicitado formación convencionada.

Daño a la imagen del centro de formación

Una mala gestión de la asistencia puede perjudicar la imagen del establecimiento escolar. Los clientes suelen investigar la reputación del formador. Pueden considerar una alta tasa de absentismo o abandono como un signo de falta de fiabilidad. Por ello, todo formador debe disponer de un programa de gestión de asistencia eficaz.

Después de todo, todas las formaciones profesionales se crean para ayudar a los aprendices a alcanzar objetivos profesionales específicos:

  • Facilitar la integración profesional
  • Desarrollar habilidades
  • Perfeccionar conocimientos

Si los aprendices no asisten a todas las clases y no participan adecuadamente en las actividades, la formación no les aporta nada. Tienen pocas posibilidades de adquirir nuevos conocimientos, y los formadores no han alcanzado sus objetivos.

Soluciones para la gestión de la asistencia

Para evitar las sanciones mencionadas anteriormente, los formadores deben adoptar técnicas efectivas de gestión de la asistencia.

Gestión de la asistencia para la formación presencial

Para la formación presencial continua, gestionar la asistencia es relativamente sencillo. El principio es probar la participación efectiva del beneficiario en el proceso de aprendizaje. Antes de la reforma de 2018, las hojas de firma eran suficientes para probar la presencia del aprendiz en cada sesión. Su uso sigue siendo relevante.

Las hojas de firma también pueden servir como prueba legal en caso de inspección. Actualmente, los proveedores de formación profesional continua también pueden:

  • Probar la realización del proyecto de formación
  • Verificar el aprendizaje a través de pruebas
  • Probar el éxito del programa mediante los resultados de los exámenes

Gestión de la asistencia para la formación a distancia

Para la formación a distancia o FOAD, la asistencia de los aprendices se puede medir mediante:

  • La duración de sus conexiones a la plataforma
  • El tiempo que pasan en los materiales de curso
  • Su participación en discusiones en línea
  • La entrega de tareas
  • Su participación en actividades prácticas

Uso de soluciones de asistencia digital

Los formadores ahora tienen acceso a herramientas efectivas para asegurar una buena gestión de la asistencia. Una de estas herramientas es la solución de asistencia digital Edusign. Práctica y fácil de usar, puede emplearse para:

  • Formación inicial
  • Formación continua presencial
  • Formación a distancia
  • Evaluaciones de competencias o formación VAE
  • Formación en alternancia
  • Formación empresarial

El principio es programar sesiones de curso e informar a los participantes enviándoles hojas de información. Estas hojas actúan como registros de asistencia. Se les solicita a los aprendices que las firmen por correo electrónico o mediante un código QR o enlace.

Al final de las sesiones, los formadores pueden recoger las hojas de asistencia firmadas. En caso de ausencia, Edusign permite al aprendiz adjuntar un justificante. El proveedor de formación puede luego exportarlo y descargarlo con unos pocos clics.