Cada vez más centros de formación están optando por digitalizar la firma de documentos. Esta es una decisión acertada, ya que garantiza un importante ahorro de tiempo y dinero. Es importante destacar que los gastos asociados al proceso de firma de documentos pueden ser elevados, lo que podría aumentar los costos para los estudiantes.
El uso de la firma electrónica es especialmente esencial cuando se ofrecen cursos a distancia. Gracias a la digitalización del registro, varias personas alrededor del mundo pueden participar en la formación.

Sin embargo, la implementación de la firma electrónica puede ser un proceso delicado. ¿Cómo hacerlo? Esa es la primera pregunta que surge. Pero aún más importante es saber cómo tener éxito en este proceso.
Este artículo describe los pasos a seguir para implementar con éxito una herramienta de firma electrónica y proporciona consejos para asegurar una transición fluida.

Analizar las necesidades de su organización de formación

Como cualquier proyecto nuevo, integrar la firma electrónica en el proceso de formación debe hacerse con una planificación cuidadosa. ¿Qué es exactamente lo que se debe hacer? El primer paso es establecer el objetivo al iniciar el proyecto de implementación de la solución de firma electrónica. Por lo general, el objetivo es:

  • Acelerar la firma de contratos,
  • Reducir los costos de gestión,
  • Simplificar la gestión de ausencias.

A continuación, se deben identificar los tipos y el volumen de documentos que se deben firmar para determinar el rendimiento de la herramienta que se va a utilizar. Esto depende de la cantidad de cursos de formación ofrecidos y del número de estudiantes.
Para completar este análisis, el centro de formación también debe evaluar sus recursos:

  • ¿Son suficientes los presupuestos disponibles?
  • ¿El equipo tiene la capacidad de liderar el proyecto y garantizar su éxito?
  • ¿Qué pasa con los recursos materiales necesarios?

En otras palabras, es importante anticipar obstáculos y buscar soluciones. Este paso es crucial ya que puede influir en el éxito del proceso de integración de la herramienta de firma electrónica.
El centro de formación también tiene la responsabilidad de verificar los requisitos legales para el uso de firmas electrónicas en su sector. Estos generalmente son de naturaleza técnica y legal.

Definir el proceso a seguir

El análisis del proyecto es una etapa preparatoria que debe completarse con éxito antes de pasar a la siguiente fase. Una vez hecho esto, el siguiente paso es diseñar el proceso para integrar la firma electrónica en el proceso de formación. Se debe privilegiar el recorrido más simple posible.

Lo primero es determinar cuándo debe activarse la firma. Luego, la organización de formación debe definir los pasos que los firmantes deben seguir. Se deben hacer varias preguntas, como:

  • ¿Habrá un período de reflexión?
  • ¿Es necesario seguir un orden específico?
  • ¿Qué dispositivo se debe usar?

Elegir el tipo de firma electrónica

Elegir el tipo de firma electrónica es seleccionar su nivel de seguridad, según el documento que se va a firmar. Existen diferentes tipos de firmas que cumplen con la regulación europea conocida como eIDAS.
La organización de formación puede optar por el nivel « simple ». La firma electrónica simple (SES) es la más utilizada porque garantiza un uso rápido. El proceso se realiza con solo dos clics, sin necesidad de verificar la identidad o el consentimiento de manera compleja.
Esto no significa que la SES carezca de valor. Se puede usar para gestionar contratos de adhesión o autenticación. Además, su credibilidad puede reforzarse creando un archivo de pruebas que puede incluir:

  • La dirección de correo electrónico del firmante,
  • El número de teléfono del firmante,
  • La dirección IP del dispositivo utilizado durante la firma del documento.

La firma electrónica avanzada (AES) utiliza un sistema de verificación más robusto. Garantiza que los documentos firmados no hayan sido modificados y permite identificar al firmante.

Finalmente, está la firma electrónica avanzada calificada (QES), que debe elegirse si se busca un alto nivel de fiabilidad. Sin embargo, optar por una firma electrónica calificada puede implicar procedimientos de autenticación más estrictos, lo que podría retrasar el proceso de firma.

Elegir a su proveedor de firma electrónica

Elegir un buen socio para gestionar las firmas de los documentos es crucial. El objetivo es contar con herramientas efectivas y aprovechar un mejor acompañamiento durante esta transformación digital.

Actualmente, existen varias plataformas de firma electrónica en el mercado. Edusign es un socio de confianza para los centros de formación que desean utilizar firmas electrónicas. Ofrecemos herramientas eficientes para gestionar fácilmente el proceso de registro durante:

  • Cursos a distancia,
  • Cursos presenciales,
  • Acuerdos,
  • Normativas internas.

El software de firma electrónica Edusign está equipado con características innovadoras y escalables. Su implementación es fácil, proporcionando a los usuarios una gran ventaja en términos de ahorro de tiempo.
Además, la seguridad del proceso de firma de documentos está garantizada. Edusign también asegura que sus soluciones cumplan con la normativa eIDAS. La protección de los datos es un criterio esencial a la hora de elegir una herramienta de firma electrónica.

Implementar la solución de firma electrónica

Una vez elegido el proveedor, es importante solicitar información detallada sobre la oferta y la solución propuesta. Después de esto, puede firmarse el contrato.
La implementación de la herramienta de firma electrónica puede comenzar. El proveedor debe proporcionar una guía y soporte para facilitar la integración del software. Debe ayudar al equipo del centro de formación en los pasos de instalación y configuración.

¡Importante! Todo el personal de la organización de formación debe ser capacitado para usar la herramienta de firma electrónica. Este paso es vital para garantizar el éxito de la transición. Si es necesario, no dude en realizar pruebas. El objetivo es familiarizar a todos los colaboradores con el uso de la herramienta implementada.
Las pruebas también ayudan a verificar la efectividad del software. Esto permitirá realizar mejoras y optimizar el buen desarrollo de los procesos de firma.