En la era digital, imprimir documentos para leerlos o firmarlos es una práctica cada vez más rara. Entre razones medioambientales y preocupaciones de productividad y rapidez, las firmas en papel han sido gradualmente reemplazadas por firmas electrónicas.

Por lo tanto, no tener una impresora o papel en blanco ya no es un problema. Todo lo contrario. Firmar un PDF es totalmente posible directamente en su versión digital, sin necesidad de imprimirlo, ¡y aquí te explicamos cómo hacerlo en unos simples pasos!

¿Es posible firmar un PDF?

Un PDF es un formato de archivo que permite conservar las características básicas de un documento. Es el formato de documento más utilizado, al igual que el formato Word.

Debido a su gran popularidad, la idea de firmar un PDF directamente al abrirlo en un dispositivo, sin pasar por el paso de la impresión, era inevitable. Y sí, esto es totalmente posible. Y mucho más fácil de lo que parece. Entre el funcionamiento de una firma electrónica y los pasos clave para firmar su PDF, aquí está todo lo que necesita saber.

La firma electrónica para firmar un PDF: ¡decimos sí!

La clave para firmar un PDF sin imprimirlo, interactuando directamente con el archivo PDF, radica en el uso de una firma electrónica. Edusign ha desarrollado un proceso de firma electrónica especialmente diseñado para formaciones, que cumple con todos los requisitos asociados.

Su primera ventaja es su facilidad de uso, o podríamos decir la rapidez con la que es posible agregar una firma digitalmente. Firmar un documento a distancia y sin ningún equipo aparte de su computadora, tableta o teléfono inteligente nunca ha sido tan sencillo. Solo se necesitan unos pocos clics y minutos para abrir el documento, consultarlo, firmarlo y enviarlo por correo electrónico, todo desde la misma aplicación.

Otra ventaja es la seguridad y confidencialidad. Una firma manuscrita puede ser falsificada y el documento en el que se encuentra puede ser modificado posteriormente. Por el contrario, los protocolos de autenticidad y control implementados alrededor de una firma electrónica permiten contrarrestar cualquier riesgo de falsificación o modificación posterior. Es importante destacar que el valor jurídico de las firmas electrónicas es equivalente al de las firmas manuscritas.

Finalmente, las firmas electrónicas son soluciones mucho más económicas y ecológicas. Adiós a las múltiples hojas de impresión, la tinta de impresora y los costos asociados habitualmente. Todo el proceso de firma ahora está digitalizado.

¿Cómo firmar un PDF con Edusign?

Ya sea un documento de formación, un informe profesional o un contrato, no hay diferencia alguna. En cuanto se trata de un archivo en formato PDF, firmarlo solo requiere unos pocos pasos, accesibles para todos y, sobre todo, muy rápidos.

Importar su archivo PDF

Primero, deberá importar su PDF al sitio web de Edusign o a su aplicación. Si lo prefiere, Edusign también pone a su disposición una serie de plantillas PDF.

Insertar las variables deseadas (firma, nombre, fecha…)

Una vez que tenga su PDF frente a usted, el objetivo será colocar correctamente sus variables. Estas pueden ser el nombre y apellido del firmante, la fecha, una firma o incluso una dirección de correo electrónico.

La naturaleza de la variable y su ubicación son decisiones que le pertenecen.

Agregar posibles anexos

A veces es útil agregar anexos a sus documentos PDF para facilitar su comprensión o para ampliar el alcance de su contenido. Los anexos pueden ser una guía de lectura, documentos complementarios, informes o incluso términos y condiciones.

A través de la plataforma Edusign, agregar anexos es muy sencillo. Puede decidir libremente su orden, diseño y serán incluidos en el correo electrónico enviado a todos los firmantes, junto con el PDF principal. Para optimizar la navegación de los firmantes y no sobrecargar el peso del correo electrónico, los anexos serán accesibles a través de un enlace de redirección proporcionado en el correo electrónico.

Rellenar la lista de destinatarios y enviar el documento

Cuando su PDF esté listo, junto con la posición de los campos a completar y los posibles anexos, es hora de enviar todo a la lista de firmantes. Para hacerlo, simplemente ingrese sus nombres y direcciones de correo electrónico en el espacio designado para los destinatarios, seleccionando « Envío grupal« .

Para optimizar aún más la organización de su proceso de firma, tenga en cuenta que también puede definir el orden de firma, es decir, el orden en el que los firmantes recibirán el PDF para firmar, uno tras otro.

Seguir el progreso de las firmas

Por último, la gestión de su proceso de firma no se detiene en el envío del PDF a los diferentes firmantes y en la espera más o menos larga de sus respectivas respuestas. Mucho menos. La última ventaja ofrecida por la firma electrónica de Edusign radica en el seguimiento detallado al que tiene acceso. En otras palabras, tendrá una apreciable visibilidad sobre la fecha y hora de envío a cada firmante, así como la lista de personas que ya han firmado y aquellas que aún no lo han hecho.

Desde la creación de campos de información y firma directamente en su documento, hasta su envío grupal, sin olvidar el seguimiento de las firmas, Edusign es un aliado invaluable para simplificar y mejorar la firma de todos sus PDF.