El día a día de un gestor de formación suele parecerse al de un bombero administrativo. Siempre en modo reactivo, hace malabares entre llamadas urgentes, pilas de documentos que procesar, hojas de Excel que actualizar y incendios administrativos que apagar. Esta intensa carga operativa, aunque esencial, deja por desgracia poco espacio para el análisis en profundidad, la mejora de procesos y el acompañamiento humano de formadores y participantes. Pero una transformación está en marcha.

La automatización de las tareas repetitivas permite rediseñar este rol. El objetivo no es sustituir al factor humano, sino “aumentarlo”. Este artículo te sumerge en la jornada tipo de este profesional del mañana, comparando de forma concreta las tareas “antes” y “después” de la implantación de herramientas digitales eficaces.

9:00 – Inicio de la jornada (Antes vs. Después)

Antes (modo reactivo): La jornada del gestor tradicional comienza con urgencias. La primera acción suele ser imprimir las hojas de asistencia para las sesiones del día, esperando que las listas estén actualizadas. A continuación, revisa con ansiedad la bandeja de entrada para comprobar si los convenios o contratos, enviados por correo postal días atrás, han regresado por fin firmados.
Después (modo proactivo): La jornada del gestor de formación aumentado comienza con una consulta de cinco minutos a un panel de control centralizado. De un solo vistazo, visualiza el índice de asistencia en tiempo real de las sesiones ya iniciadas y el estado de avance de todos los documentos enviados para firma electrónica. Identifica de inmediato los dos o tres expedientes que requieren atención, sin tener que verificar todo manualmente.

11:00 – Gestión de inscripciones y contractualización (Antes vs. Después)

Antes (trabajo manual y repetitivo): Gran parte de la mañana se dedica a tareas que consumen mucho tiempo. El gestor invierte un esfuerzo considerable en contactar uno por uno, por teléfono o correo electrónico, a los participantes o a las empresas por los contratos pendientes. Luego debe escanear, renombrar y archivar laboriosamente cada documento recibido, con riesgo de error en cada etapa del proceso administrativo.
Después (supervisor de flujos de trabajo): El gestor moderno ya ha configurado un flujo con recordatorios automáticos. La herramienta se encarga de enviar avisos educados y programados a los firmantes que aún no han actuado. Su trabajo ya no es ejecutar la tarea, sino supervisar el proceso y tratar solo los casos excepcionales. El considerable ahorro de tiempo le permite centrarse en misiones de mayor valor añadido, como mejorar el proceso de incorporación de los nuevos participantes.

14:00 – Seguimiento de las sesiones en curso (Antes vs. Después)

Antes (punto ciego operativo): Una vez que los participantes están en el aula con sus hojas en papel, el gestor no tiene visibilidad sobre el desarrollo de las sesiones hasta el final del día. Un formador con problemas en su lista o un grupo con un alto nivel de absentismo solo se detecta mucho más tarde, cuando los hechos ya han ocurrido.
Después (control en tiempo real): Gracias al registro digital de asistencia, el gestor puede ver desde su puesto de trabajo que la sesión del grupo A se desarrolla con normalidad, con una asistencia del 100 %. En cambio, detecta una anomalía en el grupo B. Puede entonces contactar de forma proactiva con el formador para saber si existe algún problema (técnico, logístico, etc.), en lugar de descubrirlo horas después.

16:00 – Preparación de la facturación y de los certificados (Antes vs. Después)

Antes (compilación tediosa): El final de la jornada suele ir acompañado de la tarea más temida: recopilar las hojas de asistencia en papel, descifrar firmas a veces ilegibles y luego introducir manual y laboriosamente todos los datos de asistencia en una hoja de cálculo. Es un paso previo obligatorio pero extremadamente pesado antes de poder generar los certificados y preparar la facturación.
Después (generación en un clic): Al estar los datos de asistencia ya digitalizados, centralizados y verificados, el gestor puede, al final de un itinerario formativo, generar automáticamente los certificados de realización y las exportaciones de datos necesarias para la facturación. El proceso no solo es infinitamente más rápido, sino también mucho más fiable, eliminando casi por completo los errores de introducción de datos.

17:00 – Balance del día y anticipación (Antes vs. Después)

Antes (sin perspectiva): La jornada termina, la pila de documentos apenas ha disminuido y no ha habido tiempo para tomar distancia, analizar tendencias o simplemente pensar en la mejora de los procesos.
Después (analista estratégico): El gestor de formación “aumentado” aprovecha el final del día para consultar los datos consolidados en su panel de control: tasas medias de ocupación, plazos de firma, índices de asistencia por formación… Identifica tendencias y prepara recomendaciones concretas para mejorar los procesos en el próximo comité de seguimiento.

Conclusión: la automatización, una palanca para rehumanizar el rol del gestor de formación

La jornada tipo de un gestor equipado con herramientas de automatización no es una jornada en la que el factor humano desaparece, todo lo contrario. Al eliminar las tareas administrativas más repetitivas, la digitalización no sustituye al gestor, sino que “aumenta” sus capacidades y su valor. Le permite liberarse de lo puramente transaccional para centrarse plenamente en lo relacional y lo estratégico. El gestor de formación del mañana es un piloto, un analista y un facilitador que utiliza la tecnología para garantizar una experiencia sin fricciones y concentrarse en el acompañamiento humano de formadores y participantes, allí donde su valor añadido es mayor.

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