En una sociedad cada vez más rápida y exigente, se ha vuelto indispensable adaptar nuestros procesos diarios. Y por adaptar, nos referimos a optimizar. Todos los sectores comparten un punto en común: la necesidad de firmar documentos como parte de los trámites administrativos.
Ya se trate de contratos laborales, acuerdos con proveedores, documentación de seguros o transacciones inmobiliarias, los ejemplos son numerosos y variados. Enfoquémonos en las firmas electrónicas y los usos que se les da en la vida cotidiana.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica, también conocida como firma digital, representa un certificado de autenticidad desmaterializado. Establece un vínculo digital seguro entre la identidad de un firmante, la colocación de su firma digital y un documento específico.
Gracias a un cifrado de los datos que asegura su plena confidencialidad, se elimina el riesgo de filtraciones de información o falsificaciones. Entre las ventajas destacadas se encuentran la posibilidad de firmar un documento sin restricciones de tiempo ni geográficas, el carácter totalmente desmaterializado de la consulta, firma y descarga de documentos, así como la rapidez del procedimiento de firma en línea comparado con las limitaciones de una firma física.
Documentos jurídicos: un indispensable
Las profesiones jurídicas son numerosas y siempre han sido una parte fundamental del funcionamiento económico. Abogados, notarios, juristas y procuradores son profesiones que exigen la producción de una gran cantidad de documentos, contratos y actos de todo tipo.
Los documentos más comúnmente tratados en este sector, y que por lo tanto requieren firmas, son las actas, los estatutos de la empresa, los actos auténticos y los contratos de venta de un negocio. Gracias a las firmas electrónicas, todos estos trámites jurídicos pueden completarse en un tiempo récord asegurando la confidencialidad de la información intercambiada, lo cual es un factor clave en el sector jurídico.
Otro aspecto importante es la garantía contra cualquier riesgo de modificación fraudulenta y falsificación. Además de acelerar los procesos jurídicos, las firmas electrónicas permiten contrarrestar los riesgos de falsificación que podrían tener graves repercusiones legales posteriores. Además, las modificaciones y revisiones de documentos son muy comunes en los trabajos de abogados y notarios; sin embargo, un proceso de validación desmaterializado permite autenticar cualquier cambio en solo unos pocos clics.
El sector comercial: una abundancia de contratos y acuerdos con clientes
Otro sector especialmente demandante en cuanto a papeleo es el comercio, es decir, la compra y venta. Tiendas físicas, comercio electrónico y marketplaces, relaciones con clientes, enlaces con proveedores, la lista de cosas a gestionar es larga.
Este sector inevitablemente conlleva una gran cantidad de contratos de venta, acuerdos con clientes, contratos con proveedores, términos y condiciones, entre otros. La mayoría de los comercios deben enfrentar varios cientos de contratos al mes, lo que representa una tarea especialmente que consume tiempo y costosa sin el uso de firmas electrónicas.
Así, recurrir a firmas electrónicas en lugar de tradicionales reuniones de firma es indispensable. El tiempo y la inversión financiera ahorrados gracias a las firmas electrónicas permiten a los comercios concentrar sus esfuerzos en sus ventas y en la relación con los clientes, lo que impacta positivamente en su facturación.
Transacciones inmobiliarias y diversos acuerdos
En el sector inmobiliario, entre compra y venta de propiedades, arrendamientos, relaciones con agencias, negociaciones y promesas de venta, la cantidad de trámites administrativos no falta.
La particularidad del sector inmobiliario es que numerosos actores (vendedor, comprador, agencia inmobiliaria, notario) participan en el mismo proceso: agente inmobiliario, vendedor, comprador, notario, banquero… Esto puede provocar rápidamente demoras debido a las múltiples firmas que deben reunirse, provenientes de diversos firmantes con disponibilidad variable. Precisamente en este punto, las firmas electrónicas resultan muy útiles. La sucesión de actores se simplifica, y lo mismo ocurre con el seguimiento de las firmas y la agrupación de documentos, ahora completamente realizable en línea, con un acceso fácil pero completamente seguro y cifrado.
RRHH: contratos de trabajo y acuerdos de confidencialidad
El mundo laboral no escapa a la regla. La gestión de recursos humanos resulta bastante compleja, especialmente debido al gran número de firmas que deben recopilarse a lo largo del año. Contratos de empleados, aprendices, trabajadores temporales, acuerdos de confidencialidad, suscripción de seguros de empresa, cada tipo de documento requiere varias firmas.
Gestionar cada miembro del personal y cada equipo ya lleva tiempo. Delegar los trámites de firma a sistemas de firmas electrónicas permite a los departamentos de RRHH de las empresas ahorrar un tiempo considerable, obtener respuestas formales más rápidas por parte de los empleados y otros miembros del personal, y tener una visión general privilegiada sobre su plantilla y las distintas categorías de contratos que han firmado.
Trámites bancarios y mandatos de domiciliación SEPA
El último sector en el que las firmas electrónicas son más utilizadas es el sector bancario. Cada asesor bancario es responsable de una multitud de cuentas de clientes, además de los diversos trámites administrativos y financieros diarios que requieren firmas.
La mayoría de los bancos hoy en día cuentan con su propio software de firmas electrónicas para simplificar la firma de sus importantes flujos de documentos, así como para asegurar una mejor gestión. Las operaciones bancarias más comunes son las firmas de mandatos de domiciliación SEPA para diversos acreedores, aperturas y cierres de cuentas bancarias, concesión de préstamos, o validación de términos y condiciones.
