¿Cómo gestionar eficazmente los retrasos y las ausencias inesperadas en la formación?

Retrasos en el tren, retenido en el trabajo, problemas familiares, etc. Hay tantos imprevistos que pueden justificar retrasos o ausencias. Sin embargo, estos no están exentos de consecuencias para las organizaciones de formación. Una mala gestión puede:

• Alterar el desarrollo de las formaciones
• Causar pérdida de tiempo y recursos invertidos en la planificación de los cursos
• Generar costos adicionales relacionados con la reorganización de sesiones de recuperación
• Impactar negativamente en la reputación y credibilidad de los centros de formación

Entonces, ¿cómo asegurar una mejor gestión de los retrasos y las ausencias inesperadas? Por supuesto, esta reflexión está orientada en favor de los aprendices.

Optimizar la comunicación

La comunicación es clave para gestionar los retrasos y el absentismo en la formación. Además de los diferentes métodos, es crucial que los aprendices conozcan exactamente los horarios de los cursos. Si hay cambios, también deben ser informados de inmediato. Lo mismo aplica para el lugar de formación.

La organización de formación tiene diferentes opciones para comunicar los horarios a los aprendices. Primero, es crucial publicarlos en los tableros de información. Además, el servicio educativo puede enviar horarios por correo electrónico. Cada nueva información sobre la formación es una oportunidad para recordar los horarios.

La organización de formación también debe establecer un sistema de comunicación para que los aprendices puedan reportar los imprevistos. Para ello, la mensajería instantánea resulta simple pero eficaz. De esta manera, el formador o el equipo administrativo puede ofrecer inmediatamente una solución alternativa en caso de retraso o ausencia.

Implementar un programa flexible

Los retrasos y ausencias en la formación son inevitables. Por lo tanto, las organizaciones de formación deben adaptarse.

Ofrecer formación personalizada

Los aprendices tienen limitaciones tanto profesionales como personales. Por ello, buscan opciones de formación flexibles para no tener que dejar el trabajo ni descuidar a sus familias. Además, el aprendiz también se enfrenta a imprevistos de tráfico si tiene que salir. Así es como surgen los retrasos y los imprevistos en la formación.

Es mejor ofrecer un programa más flexible:

• Adaptar el calendario de formación según las limitaciones de los aprendices
• Organizar el contenido en módulos independientes

Ofrecer sesiones de recuperación

Las repeticiones no siempre pueden reemplazar una clase presencial. En directo, el aprendiz puede hacer preguntas en el momento. Esto es importante para entender y asimilar las lecciones.

Las sesiones de recuperación son cruciales para el éxito de una formación. Benefician no solo a los aprendices, sino también a la organización de formación que tiene obligaciones de resultados. Por lo tanto, siempre deben ser previstas, ya que los retrasos y ausencias en la formación son comunes.

La organización de formación puede programar una nueva sesión cada semana. De esta manera, el aprendiz ausente puede recuperar la clase la semana siguiente. También es posible agrupar todas las sesiones de recuperación durante el mismo período. Además, sería más práctico crear una mensajería para que los aprendices puedan hacer preguntas en cualquier momento.

Implementar un sistema de seguimiento para gestionar los retrasos y ausencias en la formación

Es importante realizar un seguimiento riguroso de los retrasos y las ausencias para gestionarlos mejor. Cada organización de formación debe llevar un registro de asistencia. Así, puede identificar a los retrasados y ausentes lo antes posible. El formador puede proponer soluciones inmediatamente para minimizar las brechas.

El seguimiento también permite reconocer los patrones recurrentes de retrasos y ausencias. Esto es importante para diseñar ofertas de formación que respondan a las necesidades de los aprendices.

El programa puede no ajustarse a las limitaciones horarias de los aprendices. El contenido de la formación puede no coincidir con sus expectativas. Y cuando un aprendiz está decepcionado, no se involucra plenamente. Puede acumular retrasos y ausencias.

Colaborar con los aprendices

Los aprendices son los mejores asesores para gestionar los retrasos y ausencias en la formación. De hecho, los participantes pueden tener sugerencias relacionadas con sus situaciones. Así, las soluciones propuestas serán más adecuadas a la realidad de los aprendices. Es deber de la organización crear un entorno propicio para el diálogo.

Es necesario solicitar retroalimentación regular a los aprendices. Esto puede estar relacionado con el contenido de los cursos, los métodos de enseñanza o los horarios. Al analizar los datos, la organización de formación puede identificar quejas recurrentes. Esto es crucial para una mejora continua de la oferta de formación.

Utilizar nuevas tecnologías

La tecnología digital es una verdadera ventaja en la gestión de retrasos y ausencias en la formación. Por ejemplo, la organización de formación puede usar una hoja de asistencia digital. El aprendiz solo tiene que firmar electrónicamente. Esto es más práctico para identificar inmediatamente a los retrasados y ausentes. El formador recibe una notificación sobre quién no pudo asistir a su clase y puede tomar medidas apropiadas de inmediato.

Además, la organización de formación también puede utilizar una plataforma de aprendizaje para facilitar todo el proceso:

• El aprendiz encuentra toda la información sobre sus cursos.
• Puede consultar los horarios en cualquier momento.
• En caso de retraso o ausencia, puede consultar los recursos post-live.
• Algunas plataformas también incluyen mensajería para mantenerse en contacto con los formadores o con otros aprendices.

Para evitar los retrasos y el absentismo, existen aplicaciones con notificaciones que se integran con calendarios digitales. Estas herramientas recuerdan a los aprendices las fechas importantes y los horarios.

Formar al personal para gestionar los retrasos y ausencias en la formación

La gestión de las ausencias y los retrasos en la formación depende de todo el personal académico. Al igual que los aprendices, los formadores también deben respetar los horarios de las clases. También deben conocer los procedimientos para manejar los retrasos y ausencias para aplicarlos sin pasar por la administración.

Una mala gestión de las ausencias y retrasos puede tener graves consecuencias.

Además, es importante que los formadores integren los nuevos métodos de enseñanza. La rigidez sigue siendo esencial. Sin embargo, deben mantenerse flexibles. Los aprendices deben sentirse cómodos para consultar a los formadores si están ausentes o retrasados.

Dicho esto, los formadores recibirán formación en comunicación. Deben manejar ciertas incivilidades durante las clases presenciales. Se asegurarán de que nadie perturbe la sesión sin sancionar a los retrasados.

Una formación es aún más importante. Cada miembro del personal docente debe dominar las tecnologías utilizadas para gestionar los retrasos y ausencias inesperadas en la formación. Cada vez que la organización de formación integre una nueva herramienta digital, los formadores deben recibir el apoyo necesario.

Concienciar sobre la puntualidad

Los retrasos y las ausencias inesperadas en las organizaciones y centros de formación siempre existirán. Dicho esto, los gestores pueden concienciar a los aprendices sobre la importancia de la puntualidad y la asistencia. Una mejor organización puede ayudarles a evitar llegar tarde. Por lo tanto, el formador puede incluir módulos sobre gestión del tiempo en la formación.

Además, el compromiso del aprendiz puede reducir significativamente la tasa de retrasos y ausencias. Cuando conocen la importancia de cada sesión, harán todo lo posible por estar presentes y a tiempo. Si deben ausentarse, buscarán una solución con la administración sin demora.