Muchos centros de formación han adoptado la transformación digital. Incluso la firma de documentos ahora está automatizada. Esto facilita numerosos procedimientos, tales como:

  • la inscripción de los estudiantes,
  • la gestión de asistencia,
  • la aprobación de documentos académicos, entre otros.

Las dudas sobre la fiabilidad de la firma electrónica han sido despejadas. Resulta que la e-firma puede tener el mismo valor legal que la firma manuscrita, siempre que cumpla con los criterios especificados en el reglamento eIDAS. Por lo tanto, es importante elegir bien el software de firma a utilizar.

Ahora surge la pregunta: ¿cómo usar la firma electrónica en el proceso de formación? La evolución tecnológica ha facilitado mucho este proceso. Este artículo presenta 5 maneras innovadoras de utilizar la firma virtual en el proceso de formación.

Integrar Inteligencia Artificial en la firma electrónica

¿Qué es la inteligencia artificial (IA)? Es un programa desarrollado para imitar la inteligencia humana, e incluso superarla en algunos casos. La IA se ha incorporado a varias herramientas digitales, optimizando sus funcionalidades y su eficacia.

Una de las mayores ventajas de la IA es su capacidad para reforzar la seguridad y la conformidad, lo cual es especialmente útil cuando se combina con la firma electrónica. Gracias a la IA, tareas tediosas como la entrada de datos de documentos a firmar se vuelven mucho más fáciles.

Los errores, que son comunes en una entrada de datos manual, se reducen significativamente, o incluso desaparecen. La IA puede analizar meticulosamente los documentos digitales y detectar cualquier anomalía.

Es cierto que el uso de la firma electrónica podría aumentar el riesgo de inseguridad. La protección de los datos registrados se ha convertido en una preocupación real para los centros de formación. La verificación de identidad también puede ser una tarea delicada, incluso utilizando un nivel avanzado de firma. En este sentido, la IA desempeña un papel fundamental.

La inteligencia artificial es capaz de realizar un análisis rápido y minucioso de varios factores de autenticación, tales como:

  • el patrón de firma,
  • los metadatos,
  • la biometría, entre otros.

La combinación de IA y firma electrónica permite una detección rápida de fraudes. Se facilita la identificación de comportamientos sospechosos y la toma de las medidas adecuadas.

Consejo: Utilizar IA para verificar la asistencia de los estudiantes en una formación en línea es una excelente idea. Facilita la identificación del firmante mediante un selfie en vídeo.

Asociar la e-firma con la tecnología blockchain

La tecnología blockchain es, antes que nada, un modo de almacenamiento de datos en forma de cadenas conectadas. Permite una transmisión segura de la información, que está protegida contra cualquier modificación.

Combinarla con la firma electrónica aporta un gran beneficio. Los documentos firmados están encriptados y tienen sello de tiempo, lo que impide cualquier falsificación. Esta combinación permite:

  • asegurar la firma de un documento a distancia,
  • prevenir la fuga de datos,
  • verificar la identidad del firmante,
  • reducir costos,
  • ahorrar tiempo,
  • optimizar la eficacia y seguridad del proceso.

Se recomienda el uso de la tecnología blockchain especialmente al firmar contratos de formación, ya que es sinónimo de fiabilidad y credibilidad.

Movilidad y firma electrónica

Hubo un tiempo en que se necesitaba una computadora para poder utilizar la firma electrónica. Ahora, gracias a los avances tecnológicos, es posible firmar un documento desde un teléfono móvil o una tablet, siempre que el dispositivo esté conectado a Internet.

Esta flexibilidad en el uso de la firma electrónica es una gran ventaja para los centros de formación, que ahora pueden ofrecer a los estudiantes la posibilidad de seguir los cursos en cualquier momento y lugar.

Es importante recordar que muchas personas optan por la formación a distancia debido a la falta de tiempo. Algunos de ellos están siempre en movimiento. Poder formarse sin cambiar su estilo de vida es una gran ventaja para ellos. Por esta razón, algunos centros de formación han decidido hacer posible el uso de la firma electrónica a través de dispositivos móviles.

Nota: Las aplicaciones móviles modernas han sido diseñadas para garantizar la seguridad del proceso, permitiendo a los usuarios firmar documentos de manera segura.

Colaborar con un proveedor de servicios de firma electrónica

Trabajar con un proveedor de servicios de firma electrónica es otra forma innovadora de implementar el proceso. Además, encontrar un proveedor que ofrezca una solución de calidad no es difícil.

Edusign es uno de los mejores proveedores de herramientas de firma electrónica para los organismos de formación. Ofrece diversas soluciones de firmas electrónicas para cursos en línea o presenciales. Se trata de software SaaS compatible con cualquier dispositivo digital, de uso sencillo y seguro.

Los estudiantes y los formadores pueden firmar documentos con solo unos clics. También es fácil recuperar los documentos firmados, así como las certificaciones y los diplomas. Además, Edusign puede integrarse con software ya existente y cuenta con un servicio de atención al cliente disponible los 7 días de la semana.

Trabajar con un proveedor de firma electrónica es una opción muy práctica. Todo se realiza en una sola plataforma y el centro de formación recibe asistencia para la integración, configuración y uso de la solución.

Integrar la firma electrónica con otras herramientas digitales

Combinar el uso de la firma electrónica con otras herramientas digitales es una excelente opción. Cada vez más centros de formación optan por utilizar soluciones de gestión de documentos (GED). Esta estrategia permite:

  • una digitalización completa del proceso de firma,
  • una validación más rápida de los documentos,
  • una optimización del espacio de almacenamiento.

Todo se hace en línea, lo cual facilita mucho el trabajo de los estudiantes. Un centro de formación que quiera optimizar la satisfacción de sus clientes debería considerar esta combinación.

Actualmente, los proveedores de soluciones de firma electrónica como Edusign han integrado un sistema de GED en sus plataformas, permitiendo a los organismos de formación acceder a una herramienta todo-en-uno.