La digitalización de la formación se ha consolidado como una tendencia de fondo, transformando en profundidad los métodos de aprendizaje y gestión en los centros de formación y las empresas. Si bien las promesas de eficiencia y modernización resultan atractivas, queda una pregunta central para los responsables: ¿realmente son rentables estas inversiones?
La clave para responder se encuentra en un análisis riguroso, especialmente mediante el cálculo del retorno de inversión (ROI). Aunque este cálculo pueda parecer complejo, sobre todo al evaluar beneficios intangibles, resulta esencial para orientar la estrategia y justificar las decisiones.
Este artículo tiene como objetivo desmitificar el proceso de cálculo del ROI aplicado a la digitalización en formación, identificando los costes, los beneficios y los principales factores de optimización.

¿Por qué calcular el ROI de la digitalización de tu formación? Retos clave

Calcular el ROI de los proyectos de digitalización no es un simple ejercicio contable; es un enfoque estratégico con múltiples implicaciones.
En primer lugar, permite justificar las inversiones tecnológicas ante los órganos decisores (dirección general, financiadores o consejo de administración), aportando argumentos concretos y medibles.
También es una guía útil para tomar decisiones informadas sobre qué herramientas digitales adoptar y cómo priorizar los distintos proyectos de digitalización.

Al medir la eficacia de las soluciones digitales una vez implementadas —como la firma electrónica de asistencia—, las organizaciones pueden evaluar su impacto real e identificar oportunidades de mejora para aumentar la rentabilidad.
Finalmente, este enfoque permite demostrar el valor añadido global de la transformación digital y su papel en el rendimiento del centro de formación.

Paso 1: identificar y cuantificar con precisión los costes de la digitalización

La primera fase para calcular el ROI consiste en listar y valorar todos los costes relacionados con la digitalización. Estos costes pueden agruparse en dos grandes categorías.

Por un lado, los costes iniciales, o inversiones de partida, que incluyen la adquisición de licencias de software o tarifas de instalación de soluciones SaaS (plataformas LMS, firmas electrónicas, herramientas de gestión administrativa). También puede ser necesario adquirir equipos informáticos, asumir gastos de desarrollo a medida o de personalización, y cubrir los costes de migración de datos existentes.

Por otro lado, están los costes recurrentes, es decir, los gastos operativos continuos. Estos incluyen suscripciones mensuales o anuales a software SaaS, mantenimiento técnico, soporte, y un aspecto muchas veces subestimado: la formación del personal administrativo y formador en el uso de nuevas herramientas digitales.
También debe considerarse el tiempo interno dedicado a la gestión, administración y evolución de las soluciones adoptadas.

Paso 2: identificar, cuantificar y valorar los beneficios de la digitalización

Tras listar los costes, el siguiente paso clave para calcular el ROI es identificar y valorar todos los beneficios de la digitalización.

Los beneficios directos cuantificables suelen ser los más evidentes, especialmente los ahorros de costes: reducción significativa de gastos administrativos al eliminar papel, impresiones, envíos postales y archivo físico—una gran área de impacto para las soluciones digitales.
También se incluye la disminución de los costes de desplazamiento para formadores y estudiantes (gracias a la formación a distancia o híbrida), y la optimización del alquiler de espacios.

Los beneficios indirectos cuantificables se refieren a los aumentos de productividad y eficiencia: el ahorro de tiempo para el personal administrativo y docente es crucial, gracias a la automatización de tareas repetitivas como la gestión de inscripciones, asistencia, distribución de documentos o generación de certificados.
Se observa también una reducción de errores, mayor capacidad de formar a más estudiantes con los mismos recursos humanos, y una mejora notable en el cumplimiento de requisitos normativos (como Qualiopi), gracias a una mejor trazabilidad.

Los beneficios cualitativos, aunque más difíciles de valorar, son fundamentales: mejora de la experiencia del estudiante y del formador, mayor flexibilidad en los recorridos formativos, y refuerzo de la imagen de marca del centro. Encuestas de satisfacción o el seguimiento de indicadores clave (tasa de finalización, nivel de atractivo) pueden ayudar a asignarles valor.

Paso 3: la fórmula mágica y el cálculo concreto del ROI

Una vez identificados y valorados los costes y beneficios, se puede calcular el retorno de inversión. La fórmula más habitual es:

ROI (%) = [(Beneficios de la inversión – Coste de la inversión) / Coste de la inversión] x 100

En esta fórmula, los “Beneficios de la inversión” son la suma de todos los beneficios (directos e indirectos) en un periodo determinado, y el “Coste de la inversión” es la suma de los costes (iniciales y recurrentes) en ese mismo periodo.

Por ejemplo, al calcular el ROI de digitalizar la gestión de asistencia, se sumarían los ahorros en papel, el tiempo ganado por el personal (valorado según coste horario), y se restarían los costes del software y de la formación asociada.

Es esencial definir un periodo de análisis adecuado—normalmente uno, tres o cinco años—para que el cálculo sea representativo.

Más allá del número: interpretar y aprovechar los resultados del ROI

Obtener una cifra de ROI es una cosa; saber interpretarla y usarla correctamente es otra.
Un ROI positivo indica que la inversión es rentable, pero el umbral de un “buen” ROI dependerá de los objetivos iniciales, el nivel de riesgo aceptado y las referencias del sector.

Es crucial analizar qué factores pesan más: ¿qué costes son más elevados?, ¿qué beneficios generan más valor? Este análisis permite identificar acciones concretas para mejorar aún más la rentabilidad.
El cálculo del ROI se convierte así en una herramienta poderosa para comunicación interna, para justificar decisiones futuras, y para impulsar la mejora continua del proceso de digitalización.

✅ Conclusión: la digitalización, una inversión estratégica que necesita las herramientas adecuadas

En conclusión, calcular el ROI de la digitalización en formación es una acción estratégica imprescindible para pasar de la intuición a una estrategia basada en datos concretos.
Lejos de limitarse a la reducción de costes, la digitalización es un motor clave de rendimiento, agilidad administrativa e innovación pedagógica. Eso sí, hace falta contar con las herramientas adecuadas para maximizar sus beneficios.

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