La gestión administrativa es una tarea imprescindible en las organizaciones de formación. Optimizarla es una forma de aligerar la carga de trabajo del equipo. Las formalidades administrativas, de hecho, consumen mucho tiempo. Algunos centros de formación deciden delegar esta actividad a un proveedor externo especializado. Esta solución tiene varias ventajas, pero también representa una inversión que puede afectar al presupuesto de la empresa a largo plazo.
La opción más práctica y menos costosa sería automatizar la gestión administrativa. Este concepto está ganando cada vez más popularidad en el sector de la formación profesional.

  • ¿Cuáles son las tareas a automatizar?
  • ¿Cuál es el interés de emprender la automatización de la actividad administrativa?
  • ¿Cómo hacerlo?


Las respuestas a estas preguntas podrían ser útiles para los proveedores, especialmente para aquellos que aún dudan en iniciar el proceso. Este artículo revela los beneficios de automatizar las tareas administrativas.

Automatizar las tareas administrativas: ¿qué significa?

Automatizar las tareas administrativas implica realizar las operaciones utilizando soportes digitales, especialmente ordenadores. La intervención humana en la realización de estas tareas se limita al mínimo.
El proceso de control de asistencia es una de las tareas administrativas más tediosas. Consume mucho tiempo, especialmente en una organización de formación. Este proceso consiste en recoger las firmas de los participantes al final de cada curso para certificar su presencia. Demostrar la correcta asistencia de los estudiantes es, de hecho, una de las condiciones para obtener fondos públicos o fondos compartidos.
La gestión manual de las hojas de presencia genera varios problemas. En primer lugar, es necesario imprimir muchos documentos diariamente. Además, el formador debe asegurarse de que estos documentos lleguen a los estudiantes, lo cual no es fácil si se ofrece formación a distancia.
Además de esto, existe el riesgo de errores durante la entrada de datos. El almacenamiento, la verificación y la gestión de los documentos firmados se convierten en tareas aún más arduas. Todo este proceso también implica un costo adicional y puede resultar incómodo para los estudiantes, quienes deben desplazarse para firmar los documentos. Es necesario adoptar una solución adecuada.

Automatizar el proceso de control de asistencia significa utilizar la firma electrónica. Naturalmente, la creación, distribución y recogida de los documentos a firmar se realizan de manera virtual.

Automatizar el proceso de control de asistencia: un medio para simplificarlo

¿Cómo puede la automatización del proceso de control de asistencia simplificarlo? En primer lugar, la inscripción se realiza en línea, por lo que la información sobre los estudiantes se registra de manera automática.
La organización de formación puede crear una base de datos completa en poco tiempo y con una facilidad notable. Ya no es necesario imprimir las hojas de asistencia para cada curso. Los documentos son digitalizados, y los estudiantes pueden firmarlos electrónicamente.
¿Y qué pasa con la verificación de la validez de las hojas de presencia y la asistencia? Actualmente, las firmas electrónicas están selladas con fecha y son altamente confiables, cumpliendo con los criterios específicos establecidos en la normativa elDAS.
Para rematar, la recopilación y conservación de los documentos firmados es mucho más fácil. Su seguimiento y actualización se realizan rápidamente.
La organización de formación tiene pruebas legales de la presencia de cada estudiante en cada sesión de formación. Automatizar el proceso de control de asistencia es esencial para los proveedores que ofrecen cursos a distancia.

Consejo: Se recomienda elegir bien el tipo de firma electrónica a utilizar, dependiendo del contenido y la importancia de los documentos a firmar.

Automatizar el proceso de control de asistencia: soluciones a adoptar

Ahora bien, la pregunta es: ¿cómo automatizar las tareas administrativas, específicamente el proceso de control de asistencia? Aquí están las soluciones que se deben adoptar:

Invertir en soportes digitales de alto rendimiento

Para automatizar el proceso de control de asistencia se necesita:

  • Ordenadores de alto rendimiento.
  • Un escáner de documentos en caso de que sea necesario editar las hojas de asistencia o los contratos.
  • Conexión a Internet para distribuir los documentos rápidamente.

Disponer de una buena solución de firma electrónica

Para llevar a cabo la automatización del proceso de control de asistencia, también se necesita una solución de firma electrónica eficiente. Se trata, en realidad, de un software avanzado que permite:

  • Crear una base de datos con la información de los estudiantes.
  • Generar los documentos que deben ser firmados.
  • Asegurar que los documentos lleguen a los destinatarios y recopilarlos.
  • Realizar un seguimiento y análisis en tiempo real de los datos.

¿Cómo hacer para que los estudiantes firmen los documentos? Simplemente se les envía un enlace por correo electrónico, el cual los llevará a una interfaz donde encontrarán el documento para firmar.
Solo tienen que leer el contenido y validarlo con su firma electrónica. El proceso de control de asistencia se lleva a cabo en pocos minutos.

Edusign ofrece a las organizaciones de formación una solución de firma electrónica innovadora, que permite generar hojas de presencia reconocidas por los OPCO, FSE, DIRECCTE y otros organismos de autenticación. El software también permite añadir firmas electrónicas certificadas elDAS.
Este sistema SaaS permite almacenar y asegurar los datos en servidores confiables. La plataforma administrativa también automatiza otras tareas administrativas, tales como:

  • Elaborar estadísticas detalladas sobre la presencia de los estudiantes.
  • Gestionar los documentos.
  • Analizar los documentos firmados.
    Edusign es compatible con varios dispositivos digitales, como ordenadores, tabletas y teléfonos inteligentes.

Formar e informar a los estudiantes y todo el equipo

Automatizar las tareas administrativas es un gran cambio. Por lo tanto, la organización de formación debe informar a su equipo y capacitarlo para que pueda llevar a cabo el proyecto con éxito.
Por supuesto, también es necesario informar a los estudiantes sobre el desarrollo del proceso de control de asistencia. A veces, las personas necesitan ser tranquilizadas sobre la seguridad de su información confidencial. El robo de datos en línea es un riesgo real.