En una sociedad donde la tecnología digital está presente absolutamente en todas partes, cada aspecto de nuestra vida diaria adopta nuevos métodos de funcionamiento. Y los procesos de firma de documentos no son una excepción.
Durante mucho tiempo, especialmente en las empresas, reunir a los firmantes para proceder a la firma de documentos importantes era muy tedioso. Coordinar los horarios de todos, reservar una gran sala de reuniones y el catering correspondiente, preparar el número correcto de copias sin que faltara ninguna página, realizar una lectura conjunta durante horas antes de la firma… la lista es larga.
En la era digital, todo se simplifica, incluidas las firmas, con la democratización de lo que llamamos firmas electrónicas. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre su funcionamiento, su nivel de seguridad y cómo crear tu propia firma digital.
Firmas electrónicas: ¡Definición y fiabilidad!
Una firma electrónica se puede definir como una especie de sello de autenticación electrónica que incluye el cifrado de la información contenida en ella. Permite, entre otras cosas, certificar la identidad de los firmantes, garantizar la ausencia de modificaciones posteriores y falsificaciones, o simplemente acelerar y simplificar el proceso de firma de cualquier tipo de documento.
De esta manera, una firma electrónica ofrece la posibilidad de firmar un documento fácilmente, en cualquier momento, desde cualquier lugar, y sobre todo con seguridad y confidencialidad.
Preparar los documentos a firmar
Antes de crear tu proceso de firma electrónica, es indispensable reunir primero los documentos necesarios. No es necesario que todos los documentos tengan el mismo formato. Ya sean PDF, Word, Excel, Pages o cualquier otro formato, se agruparán en un documento final en formato PDF.
Establecer la lista de firmantes
Una vez que hayas reunido todos los documentos que se deben firmar, el siguiente paso consiste en elaborar la lista de firmantes. Para esto, nada más sencillo: solo tienes que ingresar sus nombres y direcciones de correo electrónico. También es posible planificar el orden en el que se solicitará la firma de los firmantes.
Colocar los campos de firma
Antes de que los firmantes puedan proceder a la firma y validación de los documentos, es indispensable colocar los campos específicos para las firmas. Esto hará que el proceso de firma sea mucho más rápido y sencillo.
Los lugares donde se necesita una firma estarán resaltados, e incluso será posible que los firmantes más confiados o los más apresurados sean dirigidos directamente a los campos de firma.
Estos campos no son genéricos, sino personalizables. Puedes prever una firma clásica, una firma precedida de una mención especial u otra personalización que desees.
Enviar el enlace de la firma electrónica a todos los firmantes
Una vez que se indiquen los contactos de los firmantes, estos recibirán un correo electrónico con un enlace al proceso de firma electrónica.
Para confirmar la identidad de cada firmante, existen diferentes opciones. La autenticación mediante un código recibido por SMS o una firma a través de una certificación son algunos ejemplos.
Abrir el enlace con un solo clic y seguir las indicaciones de firma
Tan pronto como cada firmante reciba un enlace por correo electrónico, el resto del procedimiento de firma electrónica se realiza con un solo clic. Con un simple clic, el enlace recibido los redirigirá automáticamente al formulario de firma en línea.
Después de leer el documento, solo será necesario colocar una firma electrónica en cada lugar resaltado. En cuanto a la firma electrónica, es posible firmar dibujando la propia firma, importando una imagen de esta o escribiendo el nombre en una fuente determinada. La elección pertenece a cada firmante, y esto no cambia el valor legal de la firma electrónica.
Último paso: ¡validar el documento!
Una vez que todos los campos de firma estén completos, solo queda validar el documento completo. A partir de ese momento, el documento final estará disponible para su descarga por todos los firmantes y tendrá el mismo valor legal que un documento firmado de manera tradicional.
Seguimiento en tiempo real de las firmas realizadas, o no
Más allá de gestionar los documentos sometidos a firma y la lista de firmantes, el administrador tiene acceso personal al seguimiento en tiempo real del proceso. En otras palabras, puede consultar fácilmente qué firmantes han validado sus documentos y cuáles aún no lo han hecho.
Para optimizar el proceso de firma electrónica, también es posible programar recordatorios automáticos para los firmantes que tarden en firmar, o recibir notificaciones para mantener al administrador informado de cualquier cambio.
¿Qué pasa con el valor legal de las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas son diferentes de las firmas manuscritas en muchos aspectos: procedimiento digital en lugar de presencia física, verificación de identidad a distancia, documentos confidenciales o no, intercambiados por internet, y así sucesivamente.
No hay duda de que las firmas electrónicas representan un procedimiento simplificado para la firma de cualquier tipo de documento. Sin embargo, el hecho de que sea un procedimiento simplificado no significa que su valor legal sea menor. Al contrario.
Gracias al reglamento europeo eIDAS, tienen el mismo valor legal y la misma fuerza ejecutoria que las firmas tradicionales. Esto se debe en gran parte a los certificados de autenticidad y a los múltiples protocolos de seguridad que garantizan la conexión entre la identidad del firmante, la firma aplicada y el documento en cuestión.
