Si estás particularmente apegado/a a los enfoques tradicionales, quizás te estés preguntando por qué digitalizar tus documentos de formación. ¿Es realmente seguro? ¿Cuáles son los beneficios de la digitalización?
En las siguientes líneas, te explicaremos las valiosas ventajas de este enfoque. Estamos convencidos de que la conversión electrónica de documentos es una elección acertada. Formadores, aprendices, responsables pedagógicos y otras personas involucradas… te agradecerán por dar el paso. Aquí te contamos por qué.
Digitalizar para mejorar la organización
Sí, los archivadores, las fundas transparentes y otros suministros han demostrado su valía. Durante mucho tiempo han sido el único medio para asegurar la contabilidad o la organización de un módulo. Sin embargo, al optar por documentos digitales y archivo electrónico, la organización de cada persona mejora en eficiencia y precisión.
Ventajas logísticas de la digitalización de documentos de formación
Gracias a la digitalización, puedes:
- Favorecer la accesibilidad: El tiempo empleado en hacer viajes a archivos físicos puede ser usado de otra manera. Además, todas las personas autorizadas pueden acceder a los documentos relevantes desde cualquier lugar.
- Optimizar y acelerar el archivado: La gestión electrónica evita que las personas tengan que clasificar por tamaño, fecha, tema, etc. Hoy en día, cada sistema operativo y almacenamiento en la nube incluye estas funcionalidades.
- Mejorar la comunicación entre las partes interesadas: La centralización conectada de certificados, facturas, acuerdos reduce (considerablemente) el riesgo de pérdida o destrucción.
El salto tecnológico del siglo XXI ayuda a racionalizar tareas y a centrarse en lo esencial. Sin embargo, es importante seguir siendo precavido/a. Infórmate bien sobre las disposiciones legales vigentes.
Un ahorro de tiempo, simplemente
La gestión de documentos a través de dispositivos digitales mejora la coordinación dentro de una organización de formación. A la vez, todos se beneficiarán de un ahorro de tiempo.
- Correos electrónicos más rápidos: Enviar documentos por email implica menos trámites y acciones que la vía postal tradicional.
- Alertas y notificaciones inmediatas: Cambios urgentes (como reprogramaciones, cancelaciones o evaluaciones) se comunican rápidamente a todos los destinatarios.
- Acceso simplificado: La plataforma dedicada permite acceder a documentos administrativos sin intercambios innecesarios, siempre respetando la gestión responsable de permisos.
Digitalización de documentos de formación: un gesto ecológico y económico
El desarrollo sostenible es una de las grandes cuestiones del siglo XXI. Evitar el desperdicio de recursos es fundamental, y la transformación digital ayuda a reducir el consumo de papel.
- Menor impacto ambiental: También reduce trayectos necesarios (por ejemplo, para el tránsito postal o entrega de formularios en persona), disminuyendo las emisiones de carbono.
- Ahorro financiero: Menor necesidad de suministros físicos como papel o tinta, lo que optimiza el presupuesto.
Aunque algunas empresas aún temen los riesgos de seguridad, los avances en ciberseguridad y la evolución de las políticas de privacidad, especialmente en el marco de la Unión Europea, han reducido significativamente las vulnerabilidades.
Edusign: la solución para digitalizar tu organización de formación
Edusign es una plataforma que automatiza la gestión de la asistencia y las tareas administrativas, ahorrando tiempo y optimizando procesos. Confiada por más de 2,500 organizaciones, esta herramienta transforma la manera en que los formadores gestionan la formación.
Funcionalidades clave de Edusign
- Registro de asistencia: Rápido y adaptable, tanto para clases presenciales como remotas.
- Variedad de métodos de firma: Código QR, enlaces, correos electrónicos o tarjetas NFC, todos seguros y fáciles de usar.
- Estadísticas y alertas personalizadas: Analiza datos, crea informes y envía notificaciones.
- Gestión simplificada de justificaciones: Los aprendices pueden enviar directamente sus justificantes de ausencia.
- Control de desengagement: Recibe alertas cuando un aprendiz supere ciertos niveles de inasistencia o tardanza.
Digitalizar documentos de formación: sí, pero sin prisa
La disponibilidad de documentos en línea parece cada vez más natural y es un proceso en su mayoría positivo. Sin embargo, se recomienda abordar la transición con un enfoque gradual y metódico. Esto asegura una digitalización efectiva que abarca aspectos clave como la seguridad, el cumplimiento normativo y la sensibilización del personal.
Una implementación cuidadosa garantiza que los beneficios de la digitalización se sientan rápidamente en la organización.
