En el marco legal, la firma identifica y compromete a su autor. Manifiesta su consentimiento a las obligaciones de dicho acto. Sin embargo, muy a menudo, y por diversas razones, la persona destinada a firmar no puede hacerlo. ¿Qué se puede hacer en estos casos? Es importante saber que hay dos posibilidades: firmar por poder o firmar por orden.
Estos dos tipos de firmas difieren en su contexto, pero también en su valor legal. Menos restrictiva, la firma por orden sigue siendo la más práctica. Sin embargo, su alcance legal no siempre es fiable. De ahí la aparición de un nuevo tipo de firma: la firma electrónica.
Índice:
1. ¿Qué es la firma por orden?
2. Firmar a distancia con la firma electrónica
3. ¿Cuándo hacer una firma por orden?
4. Diferencias entre firma por orden y por poder
5. ¿Cómo hacer una firma por orden?
¿Qué es la firma por orden?
La firma por orden consiste en que una persona firme un documento en lugar de otra persona que debería hacerlo. Normalmente, esto ocurre cuando la persona con la autoridad para firmar no está presente o no puede hacerlo.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no se trata de imitar la firma de la persona que debería firmar. Simplemente implica poner la propia firma en su lugar, previa orden y autorización para hacerlo.
Identificada por la abreviatura P.O., una firma por orden implica una delegación de firma. Compromete a la persona que dio la orden o la aprobación. El documento firmado por P.O. tiene el mismo valor que un documento firmado y autenticado por la persona con la autoridad para hacerlo. La firma P.O. no compromete a la persona que firmó por orden.
Firmar a distancia con la firma electrónica
Si bien la firma por orden puede ser conveniente, puede ser restrictiva desde un punto de vista legal. Requiere un proceso de autenticación y trámites administrativos previos.
En algunos documentos oficiales, puede que no tenga validez legal. Sin embargo, esto puede tener muchas consecuencias en el funcionamiento de la sociedad: retrasos en los procesos, pérdida de oportunidades, etc. Por lo tanto, es necesario encontrar una mejor alternativa: la firma electrónica.
¿Cómo firmar por orden en un software digital?
En esta sección, veremos cómo firmar por orden con una solución digital como Edusign. Si aún no estás registrado, puedes hacerlo aquí.
- Dirígete a una plataforma digital como Edusign y haz clic en la pestaña « Documentos« .
2. Haga clic en ‘Enviar un documento‘ o seleccione una plantilla.
3. Una vez que haya seleccionado el documento para firmar, elija ‘Texto para completar’ y arrástrelo sobre ‘Nombre completo’. Solo le queda mencionar ‘Para [la persona para la que está firmando]’. Luego puede finalizar el documento y descargarlo.
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Para qué hacer una firma por orden?
La firma por orden de documentos ocurre más comúnmente en el ámbito profesional.
Cuando un director de empresa está ausente, su secretaria o su asistente firma un documento en su nombre. La firma por orden se realiza únicamente en nombre de la empresa en este caso.
Sin embargo, esto puede ocurrir en muchos campos y en diversos tipos de documentos. La firma PO puede aparecer en cartas, certificados, facturas, notas de reconocimiento, contratos, arrendamientos, etc. También puede utilizarse en el ámbito de una asociación, con entidades locales. Por último, también puede utilizarse en el ámbito personal o familiar.
Diferencias entre firma por orden y por poder
La firma por orden no debe confundirse con la firma por poder. Ambas implican dar a una persona el poder de firmar. Sin embargo, sus valores legales no son los mismos.
La firma por poder, o P.P., está bien regulada. Existe un marco legal que permite la firma por poder. Además, la delegación de firma debe hacerse por escrito a través de un poder autenticado por las autoridades competentes. Esto constituye una prueba irrefutable.
La firma por poder otorga el poder legal de firmar en nombre de otra persona. Puede realizarse en documentos legales o administrativos.
La firma por orden es muy práctica. Compromete la responsabilidad de quien dio la orden. Desde el punto de vista legal, es más débil, ya que no existen pruebas legales que autentiquen esa orden, a menos que la persona que delegó su firma haya hecho una delegación por escrito.
Por lo tanto, la firma P.O. no puede realizarse en documentos legales como cheques o documentos médicos. Para ello, se necesita un poder.
Si la firma por orden se vuelve sistemática, esta delegación escrita permite un uso frecuente. Sin embargo, es importante saber que las firmas por orden solo deben hacerse de manera ocasional y por una causa legítima. Por esta razón, existe un período de validez para su uso.
Solo el firmante delegante puede establecer la duración, por ejemplo, mientras esté ausente. Además, es importante tener en cuenta que una persona no puede firmar por orden sin haber obtenido autorización de su delegante.
¿Cómo hacer una firma por orden?
Para firmar en lugar de otra persona por Orden en un documento oficial, el firmante debe colocar la mención P.O. Luego, firma. Para autenticar la firma por orden, la persona designada para firmar debe colocar la mención P.O seguida de su nombre y apellido.
Es importante saber que no se debe firmar en el espacio reservado para el destinatario del documento. La firma por orden debe colocarse en la parte inferior del mismo.
Aquí tienes un ejemplo concreto:
Sr. Martín, Presidente Director General
PO
Sra. Lemaire, secretaria de dirección general o
Sr. Dupont, vicepresidente general
Firma
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un proceso de firma realizado a través de una herramienta electrónica. Al igual que cualquier acto de firma, permite autenticar o aprobar documentos electrónicos y digitales. Los documentos firmados de forma digital tienen el mismo valor que aquellos firmados de manera manuscrita.
Práctica y especialmente rápida de implementar, el sistema de firma electrónica es la mejor alternativa en caso de ausencia del firmante. De hecho, la firma electrónica permite firmar un documento a distancia. Cuando el firmante no está físicamente presente para firmar de forma manual, se requiere la firma electrónica.
Gracias al avance de la tecnología y las herramientas digitales, ahora es más fácil crear una firma electrónica. También es más rápido firmar un documento.
Cómo hacer una firma electrónica ?
La firma electrónica va más allá del tiempo y la distancia. En menos de 5 minutos, se puede obtener la validación de ciertos documentos. Además, el proceso es muy simple y eficaz. Hay dos formas de hacerlo:
- Hacer una firma manual en una hoja en blanco. Escanear la hoja y obtener un archivo de imagen jpeg. Copiar y pegar esta firma en imagen en los documentos electrónicos que requieren la firma.
Esta primera metodología es bastante sencilla, pero un tanto inestable. El copiar y pegar no siempre es estéticamente confiable.
- Entonces queda un segundo método de firma electrónica: utilizar una herramienta de firma digital.
Para este propósito, existen varios tipos de herramientas que permiten firmar un documento en línea o crear una firma de forma gratuita. Estas herramientas facilitan la firma digital, la edición y el guardado en varios formatos de archivo.
Una vez completada la firma electrónica, solo queda guardarla en el dispositivo. Luego se puede utilizar cada vez que sea necesario. Es importante no hacerla accesible para todos, para evitar usos indebidos o ilegales.
Además, algunas herramientas permiten cargar los documentos que necesitan ser firmados, firmarlos en línea en cuestión de minutos y luego enviarlos por correo electrónico una vez firmados.
¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica?
El uso de la firma electrónica tiene varias ventajas:
- Facilita la firma de documentos a distancia.
- Permite firmar papeles o documentos muy rápidamente. Es práctico para documentos urgentes que deben validarse, contratos importantes para la empresa, etc.
- Evita la necesidad de firmas PO o PP, que a menudo requieren mucha burocracia. Además, estos tipos de firma pueden dar lugar a abusos de confianza, falsificaciones y otros riesgos.
- Evita el uso de firmas falsificadas.
- Permite una mejor gestión y priorización de los documentos de la empresa.
- Permite firmar documentos de forma totalmente legal y segura. La firma electrónica tiene un marco jurídico claro y preciso. El reglamento europeo eIDAS regula el uso y la admisibilidad de la firma electrónica.
Si una firma electrónica se ha creado utilizando una herramienta legal, entonces es perfectamente legal. Pero aún hay más:
- Permite una identificación fiable de los firmantes y evita el riesgo de litigios.
- Garantiza la integridad del documento firmado.
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